5 vantagens da folha de ponto online
A obrigatoriedade de realizar o controle de ponto trouxe a necessidade das empresas procurarem formas mais simples, rápidas e menos custosas. Com tantas diferentes no mercado, tantas informações, fica difícil saber de fato qual a melhor opção para a sua empresa.
Se você está em dúvida de qual modo de controle de jornada adotar, se não sabe se vale a pena investir em um gerenciamento de ponto de qualidade, é só continuar a leitura que nesse artigo vamos tirar todas as suas dúvidas.
Antes de entender quais as vantagens de investir em uma folha de ponto de qualidade, é importante saber o que é uma folha de ponto.
O que é uma folha de ponto e qual a importância?
A folha de ponto é o documento onde ficam armazenados todos os registros de ponto dos colaboradores. Todos os dias são inseridos pontos de chegada, pausas e saída e, no final do mês, são calculadas as horas extras e faltas de cada colaborador.
A folha de ponto é um documento muito importante e demanda muita atenção e cuidado, já que é considerado um arquivo legal que pode ser utilizado como prova em casos de processos trabalhistas.
Qualquer falha ou fraude nesse documento pode causar prejuízos irreparáveis tanto para a empresa quanto para o funcionário.
Quais tipos de folha de ponto existem?
Para saber qual o melhor modelo para a sua empresa, vamos te falar sobre todos os modelos que existem hoje no mercado.
1. Folha de ponto manual
Como o próprio nome já diz, esse modelo de controle de ponto é realizado manualmente, ou seja, os colaboradores registram seus horários de forma manuscrita.
A ferramenta mais utilizada é o livro de ponto, local onde todos os registros ficam armazenados. Esse modelo é muito comum em empresas de médio e pequeno porte, que não contam com uma quantidade muito grande de funcionários, dessa forma a chance de ocorrer alguma falha ou fraude é menor.
Entretanto, a folha de ponto manual demanda muito tempo da equipe responsável pelo seu fechamento, pois devem conferir e armazenar todas as informações.
2. Folha de ponto mecânica
A folha de ponto mecânica é uma proposta mais moderna e segura à folha de ponto manual. Essa opção conta com um relógio de ponto cartográfico, que torna o processo mais prático e rápido.
Apesar de ser mais moderno, esse modelo de folha de ponto ainda requer muita confiança na relação entre empregado e empregador, já que o ponto deve ser batido corretamente todos os dias e cada colaborador deve ser responsável pelo seu.
Assim como na folha de ponto manual, a mecânica ainda demanda bastante tempo da equipe de RH/DP, já que no final do mês é de responsabilidade deles transferir manualmente todas as informações dos cartões de ponto.
3. Folha de ponto em planilha
A folha de ponto em planilha é geralmente usada por tempo determinado, até que seja adquirida uma folha de ponto mais completa. Entretanto, podemos dizer que ela quebra um galho.
Na planilha os funcionários inserem seus registros de ponto e a própria, com fórmulas, realiza a somatória.
Mas lembre-se, esse modelo é totalmente suscetível a falhas e fraudes, não deve ser adotado como único e permanente sistema de controle de ponto da sua empresa.
4. Folha de ponto online
Chegamos à folha de ponto mais segura, moderna e prática da lista: a folha de ponto online. Esse é o modelo mais atualizado pois utiliza um software de ponto digital com armazenamento de dados em nuvem, evitando perda de dados.
Um ponto digital é um sistema online o qual os colaboradores e gestores podem acessar através de qualquer dispositivo conectado à internet. Nele, é possível inserir o registro de ponto, acessar horas faltas e extras, gerar relatórios personalizados em tempo real, inserir ponto online e offline, entre outras funcionalidades que tornam o processo mais simples e seguro.
Espera aí, como assim relatórios personalizados em tempo real? Sempre que um colaborador registra um ponto, seja chegada, pausa ou saída, esse registro aparece imediatamente na tela do gestor. Dessa forma, há um maior monitoramento e acesso a dados que são essenciais para tomadas de decisões.
Para ser mais claro, vamos pontuar 5 vantagens da folha de ponto online.
5 vantagens da folha de ponto online
Para acabar de uma vez por todas com as dúvidas sobre folha de ponto, listamos 5 vantagens para investir em uma folha de ponto online. Continua a leitura com a gente:
1. Mais praticidade
Investindo em uma folha de ponto online você não terá mais que se preocupar com a ineficiência de sistemas rudimentares, que travam e não funcionam. Além disso, sua equipe de RH/DP ficará livre para realizar outras tarefas com mais foco e atenção, ao invés de levar horas com o fechamento da folha manual.
2. Na palma da mão
Com certeza uma das maiores vantagens da folha de ponto online é o fácil acesso. Os colaboradores têm a flexibilidade de acessar seus registros, horas extras e faltas, por qualquer dispositivo conectado à internet; gestores podem acessar relatórios e dados na palma da mão, em qualquer lugar, a qualquer momento.
3. Mais segurança
O software de ponto online gera relatórios personalizados em tempo real que podem ser usados como provas legais em caso de processos trabalhistas. Além disso, utilizando o sistema, as chances de acontecerem fraudes e/ou falhas no registro de ponto e no fechamento da folha é quase zero.
4. Cálculos automáticos
A folha de ponto online já tem os horários de trabalho de cada funcionário pré-cadastrados, portanto quando um registro é inserido, o próprio sistema já separa o que é hora extra, adicional noturno, sobreaviso, intervalo intrajornada, reconhece faltas e horas faltas.
Com um sistema automático responsável por esses cálculos, não acontecem erros humanos como quando o processo era realizado manualmente pela equipe de Recursos Humanos.
5. Mais agilidade
Com o sistema totalmente automatizado, processos que antes levavam horas para serem finalizados manualmente agora são realizados em menos de minutos. Dessa forma sua equipe fica livre para focar em outras tarefas enquanto o software se encarrega de todo o gerenciamento de ponto dos seus colaboradores.
E essas são apenas algumas das diversas vantagens de investir em uma folha de ponto online. Se interessou? Entre em contato conosco e conheça o Ponto Secullum Web, um dos melhores softwares de ponto online do mercado e, para melhorar, aqui você tem 40 dias gratuitos para testar.
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