O que é ramal de empresa?

Uma telefonia eficiente deve ser o ponto forte de qualquer negócio. Para isso, empresas oferecem possibilidades de integrar a comunicação empresarial e torná-la mais produtiva. Uma dessas possibilidades é o uso de ramal.

Esse sistema serve para melhorar o rendimento da equipe e a qualidade de atendimento ao cliente final. Neste artigo, você vai entender o que é um ramal e como esse sistema funciona. Continue acompanhando a leitura até o final e aproveite!

O que é ramal de empresa?

O ramal é um dispositivo de comunicação interna conectado a uma central analógica, digital ou IP, utilizado para ligações internas ou externas de uma empresa.

No uso de ramais, as ligações internas (de colaborador para colaborador) não são tarifadas pelas operadoras, pois não ocupam nenhum canal. Já para ligações externas, ou seja, para clientes ou fornecedores, por exemplo, a cobrança é realizada normalmente.

#SAIBA MAIS: As diferenças entre Canal, Ramal e Linha

Canal: É a conexão (canal de comunicação) contratada junto a operadora, seja para efetuar ou receber ligações. Ou seja, o “caminho” do ramal até o outro ramal ou até o cliente.

Ramal: Dispositivo utilizado para comunicação interna dos colaboradores de uma empresa. De onde o colaborador receberá e efetuará ligações

Linha: Pode ser considerada sinônimo de número, porém com uma pequena diferença: ao contratar uma linha, normalmente contrata-se um número externo que pode ser divulgado para receber e efetuar ligações.

O sistema de ramal pode ser utilizado por empresas de qualquer tamanho. Contudo, o maior volume de ramais se encontra em organizações com expressivo número de colaboradores como os call centers, organizações com colaboradores remotos e filiais em diferentes localidades.

Como funciona um ramal de empresa?

O sistema de ramal empresarial é centralizado na central telefônica, ou seja, independente da localidade dos escritórios, todos os ramais estarão integrados.

Ainda, existe a opção de todas as ligações caírem em uma recepção e a partir disso a pessoa responsável, normalmente um operador telefonista ou uma central automática, direcionar a chamada para o colaborador responsável.

Ou linhas DDR (Discagem Direta a Ramal) que permite que cada usuário tenha uma numeração externa própria. Sendo possível ligar por meio de um número público divulgado e a ligação ser direcionada diretamente para o seu ramal.

Na prática, se o número da empresa é “3222-0000” e existem 30 DDRs, significa que os ramais serão “3222-0001”, “3222-0002”, “3222-0002” e assim por diante, até chegar ao número final.

É importante, porém, ressaltar que um ramal é diferente de extensão. Uma extensão é somente uma multiplicação de pontos de telefonia de um ambiente, ou seja, é utilizado a mesma linha telefônica.

Por exemplo, se um escritório possui uma extensão para diferentes setores, mas uma única linha disponível, torna-se impossível que mais de um usuário realize ou receba uma chamada telefônica. 

O ramal é um sistema que gera eficiência, economia e torna a estrutura de comunicação de uma empresa mais eficaz. Além de garantir um atendimento profissional, que reflete diretamente na experiência do cliente.

Esse sistema foi aprimorado com o passar do tempo e hoje, está disponível inclusive na telefonia em nuvem.

É viável um sistema de ramal telefônico na empresa?

Hoje, os ramais são adaptáveis a todas as empresas, independentemente do tamanho. E essa viabilidade acontece porque a tecnologia possibilitou o uso de ferramentas digitais, e outros sistemas virtuais para o uso de ramal telefônico.

Sendo assim, você pode analisar qual o formato mais indicado para as necessidades de atendimento do seu negócio.

A distribuição desse sistema pode ocorrer a partir de uma central de telefonia ou por um PABX. E ainda há a possibilidade de utilizar ramais por meio de uma plataforma VoIP.

Sendo assim, você pode integrar a comunicação entre a sua empresa filial e a matriz, por exemplo. E isso significa dizer que não é mais necessário que os ramais estejam todos no mesmo lugar físico. Seja um escritório ou área de atendimento.

Essa abertura moderna para o uso dos ramais é mais uma das suas grandes vantagens. 

Assim, você consegue se adaptar a uma série de mudanças inclusive quando falamos sobre estrutura.

Principalmente com as transformações na dinâmica de trabalho que surgiram a partir do isolamento social, quando muitas empresas precisam operar em home office, por exemplo.

Como utilizar os ramais em sua empresa

Existem algumas possibilidades de otimizar o uso de ramais em sua empresa. Um destes meios é a URA. Esse é um sistema que funciona como uma central telefônica e faz o gerenciamento das suas chamadas.

Ou seja, as ligações chegam ao seu atendimento automático e são direcionadas pelas filas de espera. Na sequência, a ligação do seu cliente chega ao ramal do setor ao qual ele quer falar.

A URA pode ser usada através da tecnologia VoIP. O que gera uma grande redução em seus gastos, além de modernizar o seu sistema.

Então, você consegue dar um tom profissional ao seu atendimento e ainda contar com um número ilimitado de usuários conectados à sua URA.

Uma característica comum dos ramais é a retenção das chamadas simultâneas. Assim, você não perde nenhuma ligação, mas, se necessário, a encaminha para a espera – como acontece na URA.

Sendo assim, a sua linha telefônica não aparece como ocupada. E isso evita a evasão no atendimento ao cliente e pode gerar uma maior satisfação com os seus serviços.

O PABX é outra forma de uso dos ramais. Nesses aparelhos, que podem ser físicos ou em nuvem, você interliga os ramais necessários de acordo com a quantidade disponível no modelo.

Então, optar pelo PABX Cloud também é uma boa escolha. Visto que ele é escalável, o que significa dizer que você pode adicionar mais ramais ao sistema conforme for aumentando a necessidade.

A importância dos ramais de empresa

Agora que você já sabe o que é e quais as possibilidades de uso, vamos falar sobre a importância desse sistema. O benefício principal desse recurso para empresas é dar mais agilidade ao atendimento.

E isso de forma automática ou rapidamente feita pelos seus atendentes. Inclusive, as vantagens que os ramais trazem para a comunicação interna da sua empresa, quando você os usa através do VoIP, são inegáveis.

Por exemplo, caso um atendente precise se comunicar com outro setor, você não paga por isso. A grande maioria das operadoras VoIP não cobra por ligações internas ou entre filiais e matriz.

Assim, apenas discando os poucos números de identificação do ramal, a comunicação entre seus colaboradores se estabelece. Sendo assim, além do custo zero, você terá mais produtividade nos seus processos internos.

Outro benefício desse sistema é a facilidade de implementação. Nesse sentido, quando você escolhe usar uma URA, não precisa se preocupar com milhares de cabeamentos chegando a sua empresa.

E isso porque a ativação de um usuário no sistema é feita rapidamente e não precisa de uma grande estrutura física. Basta ativar na sua plataforma e ajustar o aparelho que receberá o ramal.

Com modelos mais completos de PABX, você ainda pode fazer conferências e videoconferências entre os colaboradores conectados.

Assim, em uma reunião você pode incluir ou retirar um ramal da chamada. Portanto, você agiliza processos de comunicação.

O uso de uma plataforma VoIP também te oferece essa importante função. Poupando tempo de deslocamento físico e reduzindo os seus gastos com telefonia.

Melhor ainda, você conta, ainda, com todo o registro das suas chamadas para consultas.

Então, o que achou do artigo? Você pode conferir outras dicas relevantes em outros dos nossos artigos localizados no site impactoautomacao.com.br. Aproveite!