Controle de ponto online: como funciona e o que diz a legislação?
Já pensou em controlar o ponto da sua equipe de onde você estiver em tempo real? Ter relatórios personalizados na palma da sua mão? Dar a sua equipe mais autonomia no controle de ponto e ao mesmo tempo mais segurança para a sua empresa?
Vou te contar como ter tudo isso e muito mais com um controle de ponto online.
A partir de 2009, todas as empresas com 10 ou mais funcionários foram obrigadas a fazer o controle de jornada dos colaboradores, esse número aumentou para 20 em 2019 e assim permanece até hoje.
Sendo assim, empresas com mais de 20 funcionários tem que realizar o controle de ponto, seja ele manual, mecânico ou eletrônico. Caso a escolha seja um controle de ponto eletrônico, como relógios de ponto, ele precisa ser homologado pelo MTE (Ministério do Trabalho e Emprego).
A Lei da portaria 1510/09 publicada pelo MTE, impõe as seguintes regras para que um relógio de ponto eletrônico seja homologado:
“Art. 4º O REP deverá apresentar os seguintes requisitos:
I - relógio interno de tempo real com precisão mínima de um minuto por ano com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de mil quatrocentos e quarenta horas na ausência de energia elétrica de alimentação;
II - mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos;
III - dispor de mecanismo impressor em bobina de papel, integrado e de uso exclusivo do equipamento, que permita impressões com durabilidade mínima de cinco anos;
IV - meio de armazenamento permanente, denominado Memória de Registro de Ponto - MRP, onde os dados armazenados não possam ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente;
V - meio de armazenamento, denominado Memória de Trabalho - MT, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP;
VI - porta padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, para pronta captura dos dados armazenados na MRP pelo Auditor- Fiscal do Trabalho;
VII - para a função de marcação de ponto, o REP não deverá depender de qualquer conexão com outro equipamento externo; e
VIII - a marcação de ponto ficará interrompida quando for feita qualquer operação que exija a comunicação do REP com qualquer outro equipamento, seja para carga ou leitura de dados.”
Apesar de eficaz, essa forma de controle de ponto possui algumas limitações, já que exige que o funcionário esteja fisicamente presente no local do equipamento para fazer seu registro.
O que é controle de ponto?
Controle de ponto ou jornada de trabalho é o ato de registrar os horários de chegada, pausas e saída dos funcionários durante o mês. Assim, o gestor tem acesso às horas extras e faltas e consegue medir a produtividade da equipe, além de manter a empresa organizada.
O controle de ponto pode ser realizado por meio manual, mecânico, eletrônico ou online. Mas fica ligado, se sua empresa tiver 20 ou mais colaboradores, o meio utilizado deve estar de acordo com as regras impostas pelo MTE.
O que são passivos trabalhistas?
Os passivos trabalhistas são todas as possíveis dívidas que a empresa tem com o seus empregados ou governo. Eles acontecem quando o empregador não cumpre suas obrigações previstas e os encargos trabalhistas previstos por lei.
Os passivos trabalhistas mais comuns das empresas sofrerem são:
- Pagamento de férias;
- Pagamento de horas extras;
- Registro de funcionários;
- Verbas rescisórias;
- Demissões;
- Adicionais.
Uma gestão de má qualidade do controle de jornada dos seus funcionários pode trazer, além de impactos financeiros significativos, uma imagem ruim para o nome da empresa no mercado.
O que a lei diz sobre o Controle de Ponto Online?
Em 2011 o MTE publicou a lei da Portaria 373, que dispõe sobre a possibilidade do controle de jornada ser realizado através de sistemas alternativos.
Entretanto, a legislação impõe algumas regras para que as empresas possam utilizar esses sistemas e para que sejam homologados.
Logo no artigo 1, o MTE afirma que o uso dos sistemas alternativos de controle de jornada só pode ser utilizado se for autorizado por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.
Também dispõe que:
§ 2º - Deverá ser disponibilizada ao empregado, até o momento do pagamento da remuneração referente ao período em que está sendo aferida a frequência, a informação sobre qualquer ocorrência que ocasione alteração de sua remuneração em virtude da adoção de sistema alternativo.
Art. 3º - Os sistemas alternativos eletrônicos não devem admitir:
I - restrições à marcação do ponto;
II - marcação automática do ponto;
III - exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV - a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.
§ 1º - Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:
I - estar disponíveis no local de trabalho;
II - permitir a identificação de empregador e empregado; e
III - possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.
Controle de Ponto Manual
O registro de ponto manual normalmente é feito por meio de livros de ponto, nele são inserido manualmente o horário de entrada e saída e assinado pelo funcionário.
Esse modo apresenta diversos riscos para ambas as partes pois, por ser 100% manual deixa a empresa sujeita a erros no cálculo de horas extras e faltas e ainda permite que adulterações sejam feitas sem dificuldade.
Cada vez menos as empresas utilizam esse método, pois além dos problemas já citados, é necessário armazenar fisicamente todos os registros para possíveis processos trabalhistas no futuro.
Na prática poucas empresas armazenam de forma organizada e acabam não tendo os comprovantes quando precisam utilizar como provas em processos, acarretando em grandes prejuízos.
Controle de Ponto Mecânico
O registro de ponto mecânico, também conhecido como ponto cartográfico, é o controle de ponto com registro manual, onde o funcionário insere o cartão de ponto no equipamento e faz a inclusão dos horários de entrada, pausas e saída.
Apesar do processo de inclusão ser feito de forma mecânica, mais rápida e simples, todo o processo de cálculo de horas e fechamento da folha de ponto ainda é manual e arriscado.
Controle de Ponto Online
O relógio de ponto é o controle de ponto mais utilizado no Brasil. Ele possui ótimo custo-benefício e é super seguro para empresa e os colaboradores. O modelo mais vendido são os relógios de ponto com biometria, tendo em vista que possuem alta segurança e praticidade
Os equipamentos de ponto apenas registram as marcações e por isso são comercializados com sistemas de tratamento de ponto, pois nos softwares é possível gerar relatórios, lançar atestados, faltas, justificativas e muito mais.
Relógio de Ponto Homologado
E por fim, o registro de ponto online é a tecnologia que permite que os colaboradores realizem a inclusão do ponto através de dispositivos com acesso à internet, smartphones, tablets ou computadores.
Essa é a modalidade mais completa para a gestão de ponto da sua empresa, pois executa todo o processo de controle de jornada, desde a inclusão ao fechamento da folha de ponto.
Além disso, dá mais segurança e autonomia para ambas as partes. O gestor tem acesso em tempo real aos registros dos seus funcionários, a relatórios personalizados e pode medir produtividade da equipe.
Os funcionários têm mais autonomia para registrar o ponto de onde estiverem, por qualquer dispositivo com acesso à internet, e têm acesso aos seus indicadores na palma da mão, horas faltas e extras.
O controle de ponto online oferece mais segurança para a sua empresa, pois é totalmente eletrônico e automático, não depende de processos manuais. Isso diminui as chances de erro no cálculo de horas e, consequentemente, as chances de sofrer com passivos trabalhistas.
Sistema de ponto Secullum Web
O sistema Ponto Secullum Web o sistema de controle de ponto web mais vendido do Brasil com mais de 270.000 usuários.
Com ele, o gestor conta com funções como: inclusão de foto no registro de ponto, modo online e offline e relatórios personalizados que podem ser utilizados como documentos legais em caso de processos trabalhistas.
Além disso, o empregador tem acesso ao local exato onde o colaborador registrou o ponto, através do serviço de geolocalização. É um sistema de controle de ponto online com integração com qualquer folha de ponto e está 100% de acordo com as portarias 1510/09 e 373.
Quer conhecer mais sobre o Ponto Secullum Web? Te oferecemos 40 dias para experimentar o sistema totalmente grátis.
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