Dicas para o controle de ponto eletrônico
Contar com um relógio de ponto eletrônico permite que o controle de registro da jornada de trabalho dos funcionários seja feito com maior eficiência e segurança.Mas para isso, algumas dicas são essenciais para que essa gestão aconteça da melhor maneira possível.
Portanto, logo abaixo você vai encontrar as principais dicas mais essenciais para o controle de ponto eletrônico para poder introduzir na sua empresa e ter melhores resultados nesse setor.
Boa leitura!
Controle de ponto eletrônico
O controle do ponto eletrônico é algo indispensável para qualquer empresa com funcionários, inclusive porque a legislação trabalhista exige que o empregador tenha os registros da jornada de trabalho dos funcionários.
Sendo assim, ter o controle sempre em dia e organizado é fundamental, e com o avanço tecnológico a utilização do ponto digital é cada vez mais frequente e, por consequência, a realização do controle também ocorre de forma informatizada, com tecnologia e sistemas específicos.
Métodos ultrapassados já não são mais suficientes e indicados para a realização desse tipo de controle, ainda mais pela enorme importância que os dados sobre as jornas de trabalho dos funcionários possuem.
Diante disso, você deve contar com um sistema de controle de ponto eletrônico que tenha funcionalidades integradas com os diferentes tipos existentes de sistemas e que ofereça as ferramentas necessárias para a gestão da jornada de uma maneira satisfatória e que atenda as principais necessidades.
Dicas essenciais para gestão de ponto
As dicas abordadas logo abaixo são indispensáveis para você fazer o controle do relógio de ponto de forma sistemática e segura, garantindo a veracidade das informações, o fácil acesso e a segurança do armazenamento dos dados obtidos, além de muitas outras questões.
1. Conte com um sistema especializado
A primeira dica é utilizar um sistema que seja desenvolvido especialmente para o controle de ponto eletrônico. Utilizar planilhas, sistemas avulsos ou outros métodos antigos de controle de ponto pode causar vários problemas, como perda de registros, erros e demora na realização da gestão.
Além disso, um erro de controle de registro de ponto pode significar grande prejuízo em eventual ação trabalhista movida por algum funcionário, sendo mais um motivo para que a empresa esteja sempre equipada com o melhor sistema de gestão de jornada.
Em eventual discussão judicial sobre a jornada de funcionários, a empresa é obrigada a apresentar o registro de ponto, sob pena de arcar com os custos da jornada de ponto requerida pelo funcionário.
Sendo assim, conseguir ter provas das jornas realizadas é mais do que fundamental para evitar pagamentos de indenizações desnecessárias.
2. Utilize geolocalização
Outra dica para realizar o controle de ponto dos colaboradores é contar com sistema que tenha registro de ponto através da geolocalização.
Ao dispor de geolocalização, o sistema permite que o ponto seja registrado com detalhes de informações sobre a localização do funcionário no momento do registro, o que evita erros, fraudes e permite que o ponto seja fidedigno.
Com esse tipo de recurso que um sistema especializado pode oferecer o controle do ponto se torna muito mais fiel à realidade, evitando que o sistema de ponto seja burlado.
3. Tenha os registros armazenados online
Outra dica fundamental quando o assunto é controle de ponto eletrônico é acerca do armazenamento.
É importante contar com armazenamento online dos registros para evitar que ocorram perdas por falhas de componentes físicos do computador ou outro dispositivo utilizado.
Além disso, nesse mesmo sentido é de grande valia poder realizar o controle mesmo off-line, com a possibilidade de registrar ponto mesmo que o sistema não esteja conectado à internet.
4. Instrua os registros com documentos
Mais uma dica essencial é poder instruir os registros de ponto eletrônico com documentos comprobatórios, como no caso de atestados médicos.
Nesse caso, um sistema especializado de controle de ponto consegue incluir fotos de atestados para que tudo fique documentado e a gestão possa ser realizada detalhadamente.
5. Cuidado com múltiplos contratos por funcionário
Além das dicas já apresentadas até o momento, mais uma dica de grande relevância é ter cuidado em relação a funcionários que tenham mais de um contrato de trabalho.
É importante ter organização para que os pontos sejam registrados de acordo com cada jornada elencada em casa contrato, para que não ocorram confusões e problemas.
Para isso, o sistema de controle de ponto deve incluir os registros de forma organizada e separada por contrato para que você consiga identificar, posteriormente, as jornadas de cada contrato, sem gerar dúvidas sobre o cumprimento individual.
6. Inclusão de foto no momento do ponto
Mais uma dica muito interessante para tornar mais segura e confiável o controle do ponto é contar com sistema que disponibilize que cada funcionário tire uma foto no momento do registro do ponto.
Essa ferramenta armazena a foto do funcionário no sistema, permitindo que no momento do controle você consiga verificar se realmente foi o funcionário que bateu o ponto, sendo mais uma forma de evitar fraudes e erros.
Além disso, em eventual surgimento de dúvidas ou necessidade de esclarecimento sobre a jornada de trabalho dos funcionários, existem os registros fotográficos para comprovação do ponto registrado, em conjunto com a geolocalização.
Considerações finais
Como você pôde observar ao longo do artigo, as dicas são sempre no sentido que garantir o melhor desempenho para o controle de ponto da empresa, investindo em segurança, praticidade e informações verdadeiras.
Outras formas de registro e controle de ponto, como tabelas, planilhas e documentos físicos são muito suscetíveis a erros, fraudes e até mesmo a perda de informações.
Porém, quando você utiliza um sistema online que é desenvolvido com especialidade, esses riscos são muito reduzidos.
Assim, utilize as dicas mencionadas e garanta a realização da gestão do controle de ponto eletrônico de forma adequada e segura tanto à empresa quanto aos funcionários, já que é do interesse de todos que os registros sejam armazenados e controlados de forma segura e eficiente.
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