Dicas para usar o ponto online
Em períodos de readaptação como os de hoje, saber trabalhar melhor o tempo é fundamental para manter a produtividade e a organização empresarial. Para tanto, diversas tecnologias podem ser abraçadas com essa finalidade. O ponto online é um deles.
Muitas empresas atualmente trabalham apenas com ponto online para regular o horário de trabalho. Mas será que ele está sendo utilizado de maneira adequada?
A seguir, separamos algumas dicas interessantes para você fazer o melhor uso possível desta tecnologia em sua empresa:
Por que abandonar o cartão de ponto?
Imagine o trabalho de um profissional de RH, sobretudo em uma empresa com muitos funcionários, que precisa analisar dezenas (às vezes centenas) de cartões de ponto, cadastrar manualmente o número de presenças, faltas e atrasos para, por fim, enviar as informações ao sistema de pagamento.
O tempo gasto para esse tipo de atividade é bem longo e aumenta drasticamente as chances de erros durante a apuração. No caso do ponto online, as informações são automaticamente preenchidas no sistema e compartilhadas com os setores necessários, sem burocracia.
Menos custos
Na época do cartão de ponto, muito tempo poderia ser gasto na verificação das informações, além da maior chance de erros. Com o ponto online, é possível reduzir drasticamente o tempo de apuração e permitir que sua equipe produza mais e foque no que realmente interessa.
Além disso, caso o funcionário esqueça seu celular e não possa bater ponto, não há necessidade de adquirir equipamentos caros para isso: basta pedir a um dos responsáveis pelo controle de ponto dos colaboradores para registrar presença.
Evite fraudes
Uma das grandes vantagens de usar ponto online é a inviolabilidade das informações. Isso significa que, diferentemente do ponto por cartão, não é possível alterar os dados de registro.
Tal medida evita, inclusive, dores de cabeça por conta de processos trabalhistas referentes a bancos de horas: uma vez que os horários são registrados de forma segura e inviolável, os dados podem ser apurados com precisão, sem receio de problemas de auditoria ou contagem.
Novas metodologias de gestão
O ponto online permite a apuração em tempo real de entradas e saídas, o que pode ser aproveitado pela empresa para analisar cuidadosamente os padrões dos colaboradores e, com isso, tornar a vida dos gestores mais simplificada.
Fazer uso dos dados por meio de relatórios periódicos pode colaborar na criação de avaliações de produtividade dos profissionais, bem como no cálculo da taxa de absenteísmo.
Com isso, é possível fomentar campanhas motivacionais para premiar os colaboradores mais disciplinados e produtivos. Da mesma forma, fica mais fácil aplicar feedbacks aos que não estão chegando no horário, que tem faltado com relativa frequência, etc.
Treine a equipe para usar o sistema
Um dos problemas mais comuns na implementação de qualquer nova tecnologia está em seu período de adaptação. Profissionais antigos, muito acostumados com sistemas manuais de ponto, podem ter alguma resistência ou dificuldade para manusear soluções online.
De início, é fundamental que os gestores e chefes dominem a ferramenta. Dessa forma, esclarecer dúvidas a respeito de sua utilização fica muito mais fácil e prático.
Depois, é necessário realizar treinamento para explicar, passo a passo, como o sistema de ponto online funciona aos demais colaboradores. Tudo deve ser transmitido de forma bem direta e simples, uma vez que o funcionamento desses sistemas costuma ser bem intuitivo.
Por último, porém não menos importante, é necessário explicar, durante os treinamentos, por que a migração ocorreu e quais as principais vantagens com relação ao cartão de ponto. O efeito psicológico de tal iniciativa ajuda a reduzir a resistência mediante a nova tecnologia.
Atenção à legislação
Segundo a CLT, empresas com mais de 20 funcionários precisam, obrigatoriamente, contar com sistema de controle de ponto. Ainda segundo a legislação (Art. 74 da CLT), é possível registrar o ponto das seguintes formas: manual, mecânica e eletrônica.
A portaria 373 do MTE, lançada em fevereiro de 2011, tem como objetivo regulamentar a utilização das novas tecnologias de pontos eletrônicos (sistemas alternativos), garantindo que as mesmas respeitem as diretrizes legais e, ao mesmo tempo, tornem a vida dos colaboradores mais fácil.
Antes da portaria 373, nenhum sistema de controle de ponto era, de fato, simples e prático de ser utilizado e apurado. Por conta disso, os prejuízos de tempo e de dinheiro tendiam a ser maiores.
Um ponto importante: esta portaria não anula ou altera o que já havia sido determinado em lei por outras portarias. Ela é apenas um complemento cujo objetivo é acompanhar a evolução tecnológica em favor das empresas e dos trabalhadores.
Um ponto fundamental para a implementação do ponto online é que, além de o sistema precisar estar de acordo com a portaria referida acima, deve ser implementado somente mediante autorização em acordo coletivo de trabalho ou convenção coletiva.
Contudo, isso não costuma ser problema: grande parte das categorias profissionais veem o ponto online com bons olhos, uma vez que ele ajuda a garantir agilidade e transparência para gestores e colaboradores.
Afinal, embargar melhorias técnicas que facilitam a vida do trabalhador não faria sentido. Sobretudo se houver alguma contestação trabalhista, na qual o ponto online garante o máximo de precisão possível na apuração dos dados.
Da mesma forma que nas outras formas de ponto, é proibido impedir a livre marcação do ponto, impor restrições a ela ou alterar os dados registrados pelos colaboradores durante a jornada de trabalho.
Adquira o ponto online de quem entende
Como você pode observar, são muitas as vantagens e os pontos necessários para realizar a correta implementação de ponto online em uma empresa.
Além das facilidades na apuração dos dados, o que torna o meio profissional mais produtivo e personalizável, é preciso ter atenção redobrada no que refere à legislação: o sistema precisa ser desenvolvido por quem respeita, à risca, todas as determinações presentes nas portarias.
Descubra quais são as principais dificuldades de sua empresa no que se refere ao registro da jornada de trabalho de seus colaboradores. Por meio da correta apuração, você conseguirá adquirir a solução ideal.
Informe seus dados e converse com um de nossos especialistas para fazer um orçamento
Posts Relacionados
Cálculo de Rescisão: Entenda como fazer corretamente
Muitas dúvidas podem surgir no momento de calcular uma rescisão de trabalho, pois apesar de rotineira, é uma das...Saiba Mais
Como calcular DSR
O descanso semanal remunerado, ou simplesmente DSR, é direito do empregado no regime CLT previsto na Constituição...Saiba Mais
Número 0800: O que é e quais as vantagens?