Passo a passo para usar ponto digital
O ponto digital pode trazer muitos benefícios para sua empresa, como um melhor controle de jornada e a diminuição de riscos de enfrentar multas administrativas e processos trabalhistas.
O controle das horas trabalhadas é importante para que a empresa saiba com exatidão quantas horas foram de fato trabalhadas por cada empregado, representando assim uma real economia ao reduzir despesas com pessoal.
O ponto digital é um controle de jornada que pode ser feito pelo próprio empregado através de um computador, tablet ou celular, o que facilita o controle de horas em especial de trabalhadores externos e de trabalhadores em home office.
Neste texto preparamos o passa a passo para sua empresa usar ponto digital.
Pesquisa de mercado
Antes de decidir pela contratação de determinada empresa para realizar a instalação e gestão de ponto digital é importante fazer uma boa pesquisa de mercado para verificar as alternativas disponíveis. Existem diversas tecnologias que podem ser aplicadas para facilitar o controle de jornada.
Além de ficar por dentro dos preços de mercado é possível comparar as funcionalidades de cada fornecedor, requisitos de instalação, relatórios e métricas que emite, se possuí ou não suporte e treinamentos de usuários.
Importante também verificar se a empresa contratada possuí boa reputação, se não responde ações judiciais, se não se encontra em recuperação judicial, a quantidade de reclamações no PROCON e demais órgãos administrativos.
E principalmente se cumpre com as exigências das portarias n.º 1510 e 373 do MTE cumprindo toda a legislação trabalhista.
E por fim, se tratando de software é importante que a empresa fornecedora respeite o direito a privacidade e preservação do sigilo dos dados pessoais mantidos pelo servidor cumprindo as normativas e regras impostas pela LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados.
Contratar uma empresa que cumpra a LGPD é importante pois no caso de eventual violação sua empresa será igualmente responsável
Escolha do ponto digital
O ponto digital permite o controle de jornada e de processos do RH em geral de forma automatizada, assim sua empresa deve preferir um sistema que ofereça funcionalidade úteis e que facilitem o dia a dia, como:
- Mobilidade
Funcionalidades como a marcação do ponto pelo celular permitem uma praticidade muito maior ao dispor da informação como, horas extras, faltas, banco de horas, na palma da mão.
- Proteção contra fraudes
Um sistema que através de acessos pessoais e intransferíveis garante que quem bate o ponto é realmente o empregado, funcionalidades como geolocalização, reconhecimento facial, reconhecimento por biometria permitem um controle de jornada mais eficiente.
A geolocalização impede que o empregado bata o ponto fora do local de trabalho, em casa ou no cinema por exemplo, o software somente permitirá o ponto dentro das instalações da empresa ou dentro do caminho de trabalho no caso de trabalhador externo, dificultando que o trabalhador não atue com má-fé.
O empregador pode adicionar locais de interesses, como sede da empresa, filiais, sedes de fornecedores, lojas de clientes etc, a proposta é que a empresa já tenha estes locais pre-cadastrados no sistema de controle de ponto.
- Controle offline
Muitas vezes empregados não possuem acesso a internet ou ao local da empresa para bater o ponto, especialmente no caso de trabalhadores externos, soluções que não precisem de internet são melhores alternativas.
- Aviso
Alguns softwares emitem lembretes no caso de um usuário esquecer de bater o ponto na hora determinada evitando que seja necessário ajustes e correções.
- Acesso compartilhado
O acesso compartilhado permite que diversos setores, como RH e financeiro, possam acessar as informações do controle de hora permitindo, por exemplo, que o financeiro faça o pagamento do pessoal e que o RH faça a gestão de pessoas de forma mais exata.
Reuniões internas
Antes de uma determinada empresa fornecedora seja escolhida é importante que diversos setores na empresa, como RH, financeiro, TI, comercial, sejam ouvidos e tenha voz ativa, pois cada setor terá uma visão e necessidades diferentes que devem ser levados em consideração para um serviço com mais eficiência.
Muitas vezes no período de transição é necessário um trabalho em conjunto entre RH e TI para que tudo seja feito com a menor importunação possível no cotidiano da empresa.
Revisão dos processos de RH
Os processos de gestão de recursos humanos possivelmente devem ser revistos e adaptados as novas funcionalidades do ponto digital, podendo ser necessário treinamento de pessoal.
Algumas tarefas típicas de RH poderão ser alteradas, como: digitalização de ponto, banco de horas, cálculo em geral, organização de horas, escalas, faltas justificadas e folgas, relatórios entre outros.
Mas de toda forma com o ponto digital torna alguns processos de RH desnecessários facilitando o controle de jornada.
Treinamentos e capacitação
Para adequada adaptação à novas tecnologias é importante que se realize treinamentos de pessoal, muito embora as funcionalidade do ponto digital tendam a ser práticas e simples um treinamento torna sua utilização mais eficaz e evita erros.
Ainda, é importante que o setor de RH tenha consciência da importância de emitir relatórios, sendo realizados treinamentos para solicitar relatórios a ferramenta e principalmente como interpretá-los e o que fazer com as informações do relatório.
Instalação
Depois de realizada reuniões e discussões internas, a empresa contratada providenciará a instalação do software que ocorre de forma muito simples e sem complicação.
Passo muito importante é cadastrar todos os funcionários com informações pessoais como: nome completo, CPF e RG, PIS, data de nascimento, endereço completo, cargo e funções, data de contratação, salário, duração e intervalo de jornada de trabalho, escala de trabalho e demais informações que sejam relevantes para o controle de jornada e para a gestão de pessoas.
Informações como tipo sanguíneo, contato de familiares, restrições alimentares e alergias, medicamentos controlados, podem ser úteis em determinada emergência.
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