Controle de ponto no excel: quais os riscos?

Há diversos riscos de adotar o controle de ponto no Excel como controle de jornada de trabalho dos seus colaboradores. O controle de jornada feito de forma indevida pode se transformar em uma das principais origens para passivos trabalhistas.

Por essa razão, o gestor precisa ficar alerta ao modo como este controle de ponto no excel está sendo realizado atualmente na empresa e pensar em soluções inovadoras e seguras para excluir o problema e proteger o orçamento do negócio.

O Excel é uma plataforma/aplicativo/sistema para a criação de planilhas eletrônicas com uma série de recursos muito úteis no dia a dia da empresa. Entretanto, quando o assunto é controle de ponto, existem alguns riscos que podem afetar a gestão e o orçamento do seu negócio.

Para a empresa que possui mais de 20 (vinte) colaboradores registrados, o registro de ponto se torna obrigatório por lei e, consequentemente, seu controle deve ser feito da forma mais adequada possível, sendo homologado, garantindo que as horas trabalhadas de todos os colaboradores sejam contabilizadas de forma correta e transparente.

Dessa maneira, o controle de ponto no Excel se torna altamente vulnerável e limitado. Ainda que haja a viabilidade de proteger a planilha de controle de ponto com senha, os riscos são grandes e é sobre eles que vamos falar abaixo. Confira!

Quais os riscos de realizar o controle de ponto no Excel?

Pontuamos abaixo cinco dos principais riscos de ter o controle de ponto no excel. Se, atualmente, você faz uso das planilhas eletrônicas para essa finalidade, está na hora de rever suas metodologias internas e buscar por novas ferramentas.

1. Pouca segurança

Como citamos no decorrer do artigo, ainda que você tenha uma senha de proteção na planilha, o nível de segurança que o Excel oferece ainda é muito baixo.

Assim, as informações inseridas nas planilhas de controle de jornada poderão ser alteradas a qualquer momento, sem que alguém se atente a isso ou seja notificado. 

Ademais, a planilha pode ser corrompida e até chegar a ser apagada do sistema, perdendo todos os dados inseridos e sem qualquer possibilidade de recuperação. Isso causa um dano irreparável à empresa.

Um outro grande problema que comprova o baixo nível de segurança do controle de ponto no Excel é a facilidade do autor da planilha passar a senha para outro. 

Assim, uma pessoa não confiável pode acessar a planilha e mudar informações ou até mesmo excluir. 

2. Fórmulas erradas

Qualquer falha na inserção das fórmulas pode gerar cálculos errados e, consequentemente, na remuneração errada dos funcionários. 

3. Backup

Com o passar do tempo, as planilhas do controle de ponto no Excel vão precisar ser salvas e atualizadas, isso porque não se atualizam sozinhas. Por essa razão, mesmo que salvar em nuvem, o backup deve ser realizado de tempos em tempos.

Em resumo, os maiores riscos de realizar o controle de ponto no excel são:

• Registro inserida na linha errada;

• Excluir linhas ou colunas da planilha;

• Inserir dados divergentes;

• Não inserir marcações como atestado, folga, etc.

Todos esses erros são comuns quando é realizado o controle de ponto no excel, e isso pode gerar muitos prejuízos para a empresa, que pode resultar em passivos trabalhistas.

Qual o controle de ponto ideal?

Atualmente, com tantos ramos, portes e tipos diferentes de empresas, é quase impossível apontar um modelo ideal de controle de ponto. Para que isso seja definido, é necessário analisar o modelo de trabalho, porte da empresa, as necessidades do RH, entre outros.

Entretanto, podemos indicar os modelos que geralmente são as melhores opções para qualquer estilo de empresa.

O Ponto Secullum Web é um dos sistemas de gerenciamento de ponto mais procurados do mercado, com diversos recursos que auxiliam a equipe de RH a realizar o controle de jornada de trabalho dos colaboradores de forma mais simples, ágil e segura.

Com esse sistema, o gestor conta com funcionalidades de geolocalização, reconhecimento facial, foto na inclusão, relatórios personalizados e inclusão de ponto on e off.

O Ponto Secullum Web é indicado para empresas de todos os portes, sobretudo para as que adotam o modelo de trabalho externo, tem filial ou home office.

Caso você tenha preferência por modelos mais tradicionais, porém modernos, uma ótima opção é o relógio de ponto eletrônico. Com um equipamento eletrônico, você conta com funcionalidades como: biometria, reconhecimento facial, leitura de cartão e senha.

Além disso, os equipamentos eletrônicos podem ser integrados aos sistemas de gerenciamento de ponto, tornando a tarefa de controle de jornada mais ágil e fácil para a equipe de RH.

Dentre os modelos de relógio eletrônico de ponto disponíveis no mercado, as melhores opções são:

iDClass e Inner Rep Plus são uns dos equipamentos eletrônicos de controle de ponto de maior qualidade do mercado. Com eles você garante que sua empresa está realizando o controle de jornada de trabalho 100% dentro da lei, são equipamentos homologados e atendem todos os requisitos dispostos na Portaria 671 (REP-C).

Além disso, investindo em um equipamento eletrônico de ponto você economiza no pagamento de horas extras indevidas e aumenta a pontualidade da sua equipe.

Também há possibilidade de integração com os sistemas de gerenciamento de ponto. Dessa forma você mantém a tradicionalidade do equipamento fixo e ainda garante a modernidade e tecnologia dos sistemas online. 

Por fim, resumidamente, podemos concluir que adotar o controle de ponto no excel é extremamente perigoso por causa da falta de segurança. É de grande facilidade modificar ou até mesmo deletar qualquer informação da planilha, causando cálculos errados e, consequentemente, pagamento de horas equivocadas. 

O mais indicado é contar com um equipamento eletrônico de ponto homologado, com um sistema de gerenciamento de ponto online ou com os dois integrados. 

Esses modelos atendem empresas de todos os tipos e tamanhos, tornando o trabalho da sua equipe de Recursos Humanos mais produtivo. 

Se interessou? Entre em contato conosco e saiba mais sobre as melhores opções de controle de jornada de trabalho para o seu negócio!