Folha de Pagamento: O que é e como simplificar a apuração?

Se você é gestor ou profissional de RH, saiba que essa obrigação da empresa começa muito antes do cálculo do salário e horas trabalhadas. Antes de se chegar ao contracheque, há muito o que observar em relação à movimentação dos funcionários no mês. E, para isso, equipamentos e softwares como o controle de ponto são imprescindíveis.

Sistemas de gestão modernos e softwares que automatizam esse processo auxiliam muito no fechamento da folha de pagamento dos funcionários da empresa, mas é importante que o responsável por esse setor na empresa saiba exatamente como o cálculo é realizado. 

Primeiro, os dados dos colaboradores precisam estar sempre atualizados, com todas as informações sobre o que compõe a remuneração deles, como salário líquido, horas-extras, benefícios (vale-transporte, ticket alimentação, plano de saúde etc.). 

Conheça essas informações e deixe-as sempre atualizadas no sistema que sua empresa utiliza.

Outro ponto é saber claramente o que a empresa deve pagar de impostos e o que deve repassar ao funcionário. 

Há, por exemplo, a contribuição ao INSS (que não é a mesma para todos os funcionários, com uma alíquota diferente para cada grupo de remuneração); 

O desconto do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), que é arcado pelo empregador em porcentagem única de 8% do salário bruto (com exceção do salário-família, se for o caso);

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), que é organizado por faixa e cuja base de cálculo é a remuneração bruta menos o valor de INSS;

O salário-família, um abono previsto somente para pessoas de baixa renda e sobre o qual não há incidência de nenhum desconto; 

O vale-transporte, cujo desconto não pode ser superior a 6% dos vencimentos, e o vale-refeição, que não é obrigatório, mas muito utilizado pelas empresas, assim como o plano de saúde, por exemplo. 

Para todos esses benefícios, pode-se aplicar um desconto na folha de pagamento, mas há sempre um limite de quanto se pode descontar do colaborador por cada um deles.

Outra informação importante para a composição da folha de pagamento é saber efetivamente os dias e as horas trabalhadas. 

Ter um bom sistema que controla o ponto dos colaboradores ajuda muito nesse processo, pois permite conhecer de fato quanto cada um trabalhou e se há alguma diferença no salário devido às horas trabalhadas.

Esse controle é especialmente importante se sua empresa realiza o pagamento de horas extras.

Conhecendo a legislação trabalhista, tendo noção dos descontos que podem e precisam ser aplicados ao salário de cada funcionário e contando com a ajuda de um bom sistema de controle de ponto, o cálculo da folha de pagamento passa a ser mais do que uma obrigação, mas um instrumento de gestão para o seu negócio.