Por que o sistema de ponto é a melhor opção?

Se você trabalha com RH, Gestão de Pessoas ou é dono de um negócio, deve saber o que é ou ter ouvido falar sobre sistema de ponto.

O controle de jornada foi “criado” por volta de 1930 e 1940, quando um funcionário ficava olhando o relógio e registrando os movimentos dos outros funcionários. Anotava hora de chegada, de pausa, de saída, calculava horas trabalhadas, entre outras funções.

Com o passar do tempo o processo foi se modernizando, tornando- se cada vez mais automático, prático e rápido. Surgiram os processos mecânicos, com o relógio cartográfico, automático, com o relógio eletrônico, e agora temos o processo online, com os softwares de ponto.

O que é sistema de ponto?

O sistema de ponto é uma ferramenta que permite aos gestores ter maior controle sobre seus negócios. Com esta tecnologia é possível ganhar mais agilidade nos processos de fechamento de folha, além de observar e compreender de perto cada passo da jornada de trabalho dos colaboradores.

No entanto, por ser uma forma diferente da manual, muitas pessoas têm receio de migrar e passar a realizar o processo de controle de ponto por ela. Se este é o seu caso, saiba que não importa o tamanho do seu negócio, investir em um sistema de ponto é uma excelente opção, que traz consigo grandes resultados.

E é justamente este o tema do artigo de hoje. Pensando em te ajudar a compreender as vantagens que esta tecnologia oferece e como ela pode atender às necessidades da sua organização, elaboramos um conteúdo que elenca desde os aspectos jurídicos, até os institucionais e os benefícios práticos que ela pode proporcionar.

Continue com a gente nesta leitura e descubra por que um sistema de ponto pode ser a melhor opção para sua empresa!

Adequação legal

O primeiro motivo para investir no sistema de ponto é garantir o cumprimento das diretrizes legais estabelecidas. Isso porque em alguns casos a lei determina que a organização emprega um método formal para lançamento do ponto.

E como saber se este é o seu caso? Simples, é só verificar quantos funcionários o seu negócio tem!

De acordo com o art. 74 da CLT, empresas com mais de 20 funcionários devem, obrigatoriamente, ter algum controle de ponto.

Nestes casos, o sistema de ponto eletrônico é a melhor solução. Já imaginou utilizar e conferir um sistema manual para mais de 20 funcionários? São ao menos 4 entradas por dia: chegada, saída, início da pausa e fim da pausa. Fora a contabilização em si das horas trabalhadas. Todo este processo toma tempo e reduz a produtividade do seu negócio.

Já um sistema de ponto eletrônico concentra as informações das jornadas de cada um dos colaboradores em um software unificado. Assim, torna-se mais fácil a gestão das jornadas e os cálculos necessários.

Ou seja, para empresas com mais de 20 funcionários, contar com esta solução garante a adequação legal. No entanto, as facilidades e benefícios do sistema de ponto podem ser aproveitadas por organizações de todos os portes e segmentos.

Veja a seguir outras vantagens do sistema de ponto!

Maior transparência: mais segurança para a sua empresa e para o seu colaborador

A marcação manual em livro de ponto ainda é utilizada em algumas empresas. No entanto, não oferece qualquer garantia de precisão e pode ser facilmente adulterada.

Assim, sua validade legal frequentemente é posta em questão quando o instrumento é necessário em uma ação judicial.

Com o sistema de ponto, não há como fraudar os registros. Deste modo, a informação é mais idônea e pode ser utilizada para referência.

Mas não é apenas no momento da resolução de uma causa trabalhista que esta ferramenta se faz valiosa em função da transparência que promove. Por conectar em tempo real cada registro ao relógio, o sistema de ponto garante que o cálculo das horas trabalhadas seja preciso.

Com isso, ambos os lados ganham. O colaborador tem mais facilidade para requerer seus direitos, e o gestor tem clareza acerca do cumprimento da jornada de cada um de seus funcionários.

Ou seja, com o sistema de ponto, todas as dúvidas são eliminadas. Atrasos, pausas, presenças, faltas, horas extras e todas as demais intercorrências da jornada de trabalho ficam devidamente registradas.

Otimização da rotina de Recursos Humanos

Parte importante da rotina do departamento de RH ou contabilidade é a gestão das folhas de ponto e pagamentos. Cabe a este time fazer a aferição das horas trabalhadas e, com base nisso, o cálculo dos pagamentos e dos bancos de horas da organização.

E quando o ponto é lançado manualmente, o trabalho para verificar estes dados é grande. Por outro lado, com um sistema de ponto esta tarefa é simplesmente eliminada. 

Ao fechamento do período, a plataforma apresenta todos os dados referentes a cada colaborador.

Assim, o processo de fechamento da folha consome muito menos tempo, liberando a equipe para se dedicar a outras tarefas importantes.

Acessibilidade dos dados

Frequentemente, diversos membros de uma organização precisam ter acesso aos documentos de registro de jornada de trabalho. 

Se estes lançamentos forem realizados manualmente em um livro, o acesso às informações pode tornar-se mais complexo, com várias pessoas necessitando delas simultaneamente.

Ao investir em um sistema de ponto baseado em nuvem, este problema é integralmente eliminado. O software permite acesso dos gestores aos dados de forma simplificada, incluindo visualização remota em alguns casos.

Com isso, todas as equipes que precisam recorrer a estas informações podem ser atendidas em tempo real. Mais um fator que contribui para a produtividade da empresa.

Resumindo: é bom para ambos os lados. Os colaboradores podem registrar ponto, acessar horas faltas e extras e solicitar ajustes onde estiverem e quando quiserem.

Os gestores têm acesso a relatórios personalizados, além de dados de registros em tempo real. Assim, conseguem ter um maior controle da sua equipe.

Emissão de relatórios

A partir de relatórios personalizados emitidos em tempo real, os gestores podem visualizar com clareza o panorama da organização. 

Além disso, são eles que fundamentam o processo decisório, auxiliando na adoção de posturas assertivas e com maiores taxas de sucesso.

E no que tange à gestão da jornada de trabalho, não é diferente. Contar com relatórios objetivos pode ajudar no controle e na redução de custos, bem como no aumento da capacidade produtiva do negócio.

Neste contexto, o sistema de ponto tem um papel decisivo. Com esta tecnologia, é possível visualizar dados acerca da jornada de trabalho, criando as bases para a tomada de decisões, como contratações, demissões, controle de ausência dos colaboradores, gestão de horas extras e muito mais.

Registro de ponto por geolocalização

Em muitas empresas, o trabalho dos colaboradores é realizado fora da sede. Nestas situações, o sistema de ponto se mostra ainda mais importante. As melhores soluções do mercado oferecem aplicativos para que os colaboradores registrem suas jornadas de onde estiverem.

Além disso, nas soluções mais modernas o funcionário não necessita de conexão com a Internet. O ponto pode ser lançado off-line, sem qualquer prejuízo.

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