Discadores: Quando vale a pena investir?

O discador automático é uma ferramenta potente no aumento de produtividade das operações de uma empresa. Mas, como saber quando é a hora de investir nesse sistema?

Em primeiro lugar, é indispensável fazer um comparativo entre o que você busca com a realidade do seu negócio. Por exemplo: Você busca contatar o máximo de clientes em um menor tempo possível, mas será que sua lista de números é grande o suficiente para o disparo automático?

Entender como está a sua operação, quais são os pontos fortes e fracos, o que precisa ser melhorado e o que já funciona bem vai te ajudar a tomar decisões mais assertivas.

Só após essa análise, você será capaz de preparar sua empresa para receber novas tecnologias. E para garantir a eficiência máxima do discador, separamos tudo que você precisa saber antes de contratar a ferramenta.

Índice

• O que é um discador?

• Quais os tipos de discadores?

• O que preciso ter antes de contratar um discador?

• Quais as vantagens de um discador?

• Quais as desvantagens de um discador?

O que é um discador?

O discador, diferente do que muitos pensam, não é um sistema por si só. É apenas um recurso dentro dos sistemas de telefonia, que tem o objetivo de ligar para uma grande quantidade de números ao mesmo tempo automaticamente, sem precisar de uma discagem manual para cada número.

Essa função foi desenvolvida, com o foco em grandes empresas, com o objetivo de perderem menos tempo com ligações improdutivas devido ao alto fluxo de discagens por dia.

Com o passar do tempo, vários tipos de discadores foram desenvolvidos no mercado, cada um com um propósito específico.

E aqui, iremos conhecer um pouco mais sobre cada um deles.

Quais os tipos de discadores?

Discador com pré-visualização

O discador com pré-visualização ou discador preview, seleciona informações dos contatos e apresenta um a um para o agente. Portanto, o agente pode obter informações valiosas sobre o cliente.

O operador precisa avaliar os dados dos possíveis contatos antes que o discador efetue a chamada. Esse sistema permite que decidir a disponibilidade dos operadores, diminuindo o tempo ocioso.

Esse discador é recomendado para:

• Campanhas que exigem mais supervisão;

• Campanhas com menor volumes de ligações;

• Ligações que exigem análise prévia das informações do contato;

• Operações com mailings pequenos

• Chamadas para contatos exclusivos

• Operações de 4 agentes

• Mailings acima de 5 mil números

Discador progressivo

Discador progressivo ou discador power, funciona de maneira muito semelhante aos discadores com pré-visualização, porém são considerados mais personalizados e eficientes.

Nesse formato, a ferramenta disca para um contato, assim identifica um operador disponível. Todo o processo é feito automaticamente, sem precisar da ação de um agente.

Esse discador é recomendado para:

Discador Preditivo

O discador preditivo ou discador “metralhadora”, trabalha com base nos dados dos atendimentos dos agentes. A ferramenta faz simulações e consegue prever quando o agente ficará disponível para a próxima ligação.

Esse discador é um importante aliado para detecção de ligações improdutivas.

Esse discador é recomendado para:

Discador Power Dialer

O discador Power Dialer disca automaticamente e distribui chamadas telefônicas. Caso o cliente esteja disponível, a chamada é entregue a um agente. O power dialer, como o discador progressivo, também disca um número por vez.

No entanto, ele só conecta as chamadas que foram atendidas por pessoas. Tem a função parecida com a URA reversa.

Ele não entrega chamadas indesejadas, como sinais de ocupados ou números inválidos. Portanto, não há tempo perdido. Se integrado ao CRM, o power dialer oferece o histórico de informações de cada contato

O que preciso ter antes de contratar um discador?

Antes de investir em planos e sistemas com discador automático, é necessário ter atenção a certas necessidades que sua empresa precisa ter.

Internet

Nesse processo, uma internet de qualidade para trabalhar com um sistema VOIP é fundamental.

As conexões feitas pelo VOIP precisam que as informações sejam enviadas e recebidas da forma mais ágil possível. Quanto mais pessoas estiverem conectadas, mais “congestionada” estará a sua rede.

Como discadores automáticos são voltados para empresas de Call-centers, imagina-se que há muitos colaboradores utilizando a mesma internet ao mesmo tempo. Por conta disso, vale a pena analisar o investimento em um link direto.

Esse formato cria uma conexão exclusiva para os agentes de telefonia, garantindo assim, a qualidade das suas ligações e demais operações desse setor.

Além disso, planos convencionais só precisam disponibilizar 10% da velocidade contratada. Ou seja, se você contratar 10mb de internet, a companhia só precisa te entregar 1mb. Com o link direto, você recebe 100% da velocidade contratada.

Mailing

O mailing é a sua lista de contatos. Ele é o combustível do seu discador. Você vai precisar de um bom, completo e atualizado mailing. Afinal, não adianta ter muitos números para discar se estiver cheio de falhas e contatos improdutivos.

Portanto, para que o discador atue com alta eficiência, busque fazer a higienização e o enriquecimento da sua base de contatos. Você precisa de uma quantidade grande de bons contatos para que faça sentido ter um discador automático na sua empresa.

Lembre-se: o disparo automático ocorre em questão de segundos, então uma lista com dez mil contatos termina em menos de uma hora. Por isso é importante ter listas e listas de contatos, antes de investir em um discador.

Opte por sistemas que forneçam a função “blacklist”, que consiste na identificação e eliminação automática de números improdutivos, incluindo números proibidos de serem contatados.

Ferramentas Essenciais

Certifique-se que todos os computadores estejam funcionando bem, com sistemas operacionais atualizados e com pré requisitos que atendam aos softwares instalados.

Teste o cabeamento e acessórios que serão utilizados nas ligações, como por exemplo: headsets (fones com microfones). É essencial que tudo esteja funcionando corretamente. Também é importante que todos estejam protegidos de vírus e ciber-ataques.

Não se esqueça que todos os agentes devem ter acesso a computadores, headsets e navegadores de boa qualidade para garantir a agilidade e qualidade no atendimento.

Software de CRM

Com o alto desempenho de um discador, o número de contatos irá aumentar. Portanto, é importante buscar uma ferramenta que disponibilize as informações necessárias para que você possa efetuar uma boa ação de venda.

Um CRM que integre com a solução do discador automático facilitará a rotina de trabalho dos seus agentes e irá garantir maior produtividade e segurança na hora de guardar e acessar informações sobre seus contatos.

Quais as vantagens de um discador?

Redução de custos

Um mailing com grande número de contatos higienizados evita chamadas desnecessárias, como aquelas que caem em ligações eletrônicas. Dessa forma, quando usado corretamente, o discador tem economia de tempo e dinheiro.

Aumento da produtividade

Como o operador não precisa selecionar contatos em uma lista, nem realizar discagens manuais, seu trabalho se concentra no atendimento ao cliente. Minimizando o risco de erros humanos e elevando as taxas de chamadas bem-sucedidas e encaminhadas pelo discador, garantindo produtividade máxima.

Melhoria do atendimento

Além de aumentar a quantidade de chamadas, a qualidade delas também tende a crescer, pois o operador está focado em atender. Se dedicando mais ao cliente em cada ligação. Elevando a satisfação do consumidor.

Otimização das Campanhas

O discador fornece relatórios com dados que mostram se as metas foram atingidas, pontos a melhorar, ajustes a serem feitos para que as suas campanhas sejam bem-sucedidas, produtividade por operador, entre outros.

E as desvantagens de um discador?

Agentes Indisponíveis

O discador automático realiza uma chamada, mas nenhum dos agentes está livre para atendê-la. Nesses casos, o cliente pode ficar irritado devido a “chamada em branco” e desligar a ligação.

Quantidade de Agentes

Profissionais especializados em Call Center indicam que a quantidade mínima de agentes para um bom funcionamento de um discador automático é de 15 colaboradores. Então, para empresas onde só algumas pessoas fazem ligações, discadores automáticos não oferecem muitas vantagens.

Falha na Previsão

Se um atraso deliberado é introduzido no discador, de tal forma que, ele vai esperar alguns segundos para garantir 100% de disponibilidade do agente, foge-se do objetivo de se ter um discador automático na velocidade mais rápida possível.

Números aleatórios ou "SPAM"

É comum que empresas grandes tenham vários números disponíveis para efetuarem ligações, e assim, evitarem ser classificadas como SPAM nos smartphones hoje em dia.

Ao mesmo tempo, perde-se a identidade da empresa. Não se tem credibilidade de um único número, porque assim, esse seria facilmente bloqueado assim que os disparos automáticos fossem detectados.

Então, a adesão de muitos números se faz necessária para que se possa ter muitos disparos, sem perder a possibilidade de continuar ligando. 

Tarifas por Minutos

Atualmente, é difícil encontrar planos VOIP que incluam ligações ilimitadas quando se tem a opção de discador automático devido a alta demanda de ligações.

A maioria das operadoras de telefonia optam por cobrar tarifas por minutos, sendo, geralmente, tarifas diferentes entre ligações para números móveis e fixos. O que pode deixar a mensalidade bastante encarecida.

Não há como contabilizar e controlar quantas ligações o discador automático poderá fazer em um mês. Cada chamada, podendo ou não ser atendida, já gera o custo da tarifa por minuto.

Então é bom pesquisar muito antes de aderir um plano de tarifas por minutos ou repensar na adesão de um sistema com discador automático para evitar as indesejadas “surpresas” de fim de mês ou os “famosos valores por excedente”.

Agora você já tem informações suficientes para analisar se seu negócio possui o perfil de uma empresa que precisa de um discador automático.

Lembre-se: Na dúvida, opte por começar com planos básicos que tenham ligações ilimitadas e sejam sem fidelidade.

Permita-se conhecer novas tecnologias sem deixar de lado a garantia do seu controle financeiro todo mês. É possível ter qualidade, segurança e inovação.

Quer saber mais? Agende agora uma conversa com nossos consultores de PABX em Nuvem e tire suas dúvidas: PABX em Nuvem Wide Cloud Intelbras | Impacto Automação (impactoautomacao.com.br)