Gravação de URA: 5 dicas para gravar a mensagem da sua empresa

Sabemos que a URA (Unidade de Resposta Audível) é o primeiro contato do cliente com a sua empresa, logo é a primeira impressão que ele vai ter. Se você deseja passar uma boa imagem, as dicas desse post são para você.

Apesar da URA ser uma ferramenta bem famosa, muita gente ainda não conhece, então vamos fazer uma breve apresentação:

A gravação de URA são áudios que fazem o primeiro contato com o cliente que está na linha, coletando informações para direcionar ao ramal mais adequado para a situação informada. 

Assim você agiliza o atendimento e otimiza o tempo dos seus atendentes, tornando o processo mais organizado, prático e eficiente. 

Robôs e URA são a mesma coisa?

Apesar de terem algumas características semelhantes, a URA e o atendimento robotizado são ferramentas diferentes.

A maior diferença entre essas duas ferramentas desenvolvidas para auxiliar o call center é a forma de interação entre os colaboradores e o público. 

O atendimento robotizado recebe diversas críticas pelos clientes não se sentirem em contato ou em proximidade com os colaboradores da empresa. Como o nome já diz, é robotizado e extremamente distante. 

Além disso, por se tratar de um sistema automático, há uma enorme chance de ocorrer falhas. 

Já a URA é totalmente personalizável para que ocorra uma maior e melhor interação com o cliente, deixando-o mais satisfeito e com um maior sentimento de proximidade com a empresa.

Quais os benefícios da URA?

A URA é uma ótima alternativa para empresas que trabalham com atendimento telefônico, pois oferece diversos benefícios, como:

Atendimento personalizado

Como citado acima, o atendimento robotizado traz insatisfação ao cliente, pois o distancia dos atendentes. A URA oferece a opção de personalizar o atendimento, entendendo melhor a questão do cliente e o aproximando mais da sua empresa.

Atendimento eficaz

A ferramenta coleta as informações dos clientes e os questionamentos, dessa forma consegue direcionar a chamada para o atendente ideal para aquela solicitação. 

Assim, o atendimento se torna mais assertivo e eficaz, com atendentes e clientes mais satisfeitos.

Atendimento econômico

Todas as qualidades citadas anteriormente acarretam em um atendimento mais econômico de alguma forma. 

Por exemplo, se você tem um atendimento mais eficaz e ágil, mais clientes serão atendidos em menos tempo, e sabemos que tempo é dinheiro, ou seja, há redução de tempo e custos. 

Além disso, o atendimento personalizado faz clientes mais satisfeitos e fiéis, diminuindo a necessidade do custo pela busca de novos consumidores. 

5 dicas para gravação de mensagem de URA de qualidade

Agora que sabemos as vantagens de investir em uma URA, vamos dar algumas dicas de como fazer uma gravação de mensagem de qualidade para causar uma ótima primeira impressão aos seus clientes.

1. Voz robotizada ou humanizada

Já chegamos a conclusão que a voz robotizada distancia o relacionamento entre cliente e empresa, certo? Então podemos afirmar que a voz humanizada é a melhor opção, pois traz uma maior proximidade nesse relacionamento e mais satisfação ao cliente. 

2. O tom da voz influencia?

Influencia e muito. Se coloca no lugar do seu cliente, imagina você ligando para uma empresa e recebendo um primeiro atendimento com um tom de voz arrogante, impaciente, insensível. Tenho certeza que você acharia no mínimo mal educado. 

A dica é: seja gentil. Assim como em qualquer conversa com cliente ou funcionários, tenha um tom de voz calmo, paciente e agradável.

3. Reduza o tempo de espera

Essa é uma das partes mais importantes do atendimento ao consumidor. Não importa quão boa seja a sua URA, quão bem elaborada e bem produzida. Ninguém gosta de perder tempo esperando atendimento, portanto mantenha o padrão de tempo médio de espera entre 15 e 30 segundos.

Então tenha sempre um número suficiente de funcionários qualificados no call center da sua empresa, assim será possível concluir as ligações em um curto espaço de tempo.

4. Mensagem inicial

A dica principal é: seja direto! A mensagem inicial deve apresentar os setores da empresa de forma clara e objetiva, tudo isso com muita agilidade. Portanto, prepare uma mensagem que seja rápida e eficaz.

5. O que fazer enquanto o cliente espera?

A escolha a ser feita nesse momento é muito importante, pois é no momento de espera que muitos clientes desistem da ligação. 

É comum que as demais empresas optem por deixar os clientes escutando uma musiquinha enquanto não são atendidos, se for o caso, a música escolhida deve ser muito bem pensada. Há casos de clientes que desligaram o telefone pelo simples fato da música ser irritante ou desagradável.

Pronto, agora é só seguir as dicas e gravar uma URA no mínimo agradável para os seus clientes.