Ponto eletrônico online: qualquer empresa pode utilizar?

Se você é gestor, quer adotar o sistema de gerenciamento de ponto online mas não sabe se é indicado para a sua empresa, esse conteúdo é para você!

Por ser uma forma nova de controle de ponto, muitos gestores ainda têm muitas dúvidas sobre o funcionamento, legislação, usabilidade e vantagens do ponto eletrônico online. 

Sabendo disso, preparamos esse conteúdo com detalhes sobre o processo. 

O que é controle de ponto?

Controle de ponto é o ato de registrar e armazenar os horários de chegada, pausas e saída dos colaboradores durante o mês e, por fim, calcular adicionais, horas extras e faltas.

Esse processo teve início na década de 1930, quando as empresas tinham um funcionário especificamente para monitorar e anotar os horários dos outros colaboradores durante o dia. Os registros eram armazenados em um arquivo físico conhecido como livro de ponto, ainda usado hoje em dia.

Hoje, graças a evolução tecnológica, existem várias formas de realizar o controle de ponto, confira: 

Ponto manual

O ponto manual foi o primeiro modo de controle de jornada que surgiu, utilizando o livro de ponto para registrar e armazenar os dados fisicamente. Entretanto era um modo muito suscetível a falhas e fraudes, por isso surgiu o relógio de ponto cartográfico: a evolução do ponto manual.

O relógio de ponto cartográfico é uma forma mecânica de inserir o ponto manualmente. Cada funcionário tem seu cartão e para registrar o ponto, o insere no relógio para ser marcado. Ao final do mês, a equipe de RH fica responsável por juntar todos os cartões e fazer o fechamento da folha manualmente. 

Vantagem: baixo custo.

Desvantagem: falta de segurança.

Ponto eletrônico

O relógio de ponto eletrônico é um equipamento automatizado no qual os colaboradores podem inserir o registro de ponto através de senha, cartão proximidade, biometria ou até mesmo face iD.

Com o ponto eletrônico você tem a segurança de ter os dados armazenados imediatamente assim que inseridos no sistema local.

A fim de diminuir as chances de fraudes e falhas, foram publicadas algumas regras para regulamentar o uso do relógio de ponto eletrônico nas empresas. Dentre elas, estão:

– O equipamento deverá emitir um comprovante de papel para o funcionário;

– Não pode depender de outro equipamento para seu funcionamento;

– A bateria interna do relógio de ponto precisa durar por 1440 horas, caso haja interrupção de energia;

– A memória nunca pode ser apagada ou alterada;

– É necessário possuir meios de acesso dos dados para a fiscalização;

– O relógio de ponto eletrônico não pode restringir as marcações ou exigir que o funcionário tenha autorização para fazer o registro;

– É preciso emitir o comprovante de ponto a cada marcação feita pelo colaborador — e cuja impressão deve durar, no mínimo, 5 anos;

– É necessário ter um padrão de porta USB externa para o recolhimentos dos dados armazenados por um auditor fiscal de trabalho;

– As marcações de ponto automáticas são proibidas.

Também é exigido que sejam registradas as seguintes informações:

– Para o gestor: número do CPF ou CNPJ, identificador do empregador, CEI, razão social e especificação do local de serviço;

– Para os colaboradores: número do PIS, nome e quaisquer outras informações necessárias a fim de identificá-los.

Ponto Eletrônico Online

O sistema de gerenciamento de ponto online é a forma mais moderna de realizar o controle de jornada dos colaboradores. 

A partir desse sistema é possível não só inserir os registros de ponto, mas emitir relatórios e acessar informações que são super importantes para tomadas de decisão. 

O ponto eletrônico online é um software que pode ser acessado por qualquer dispositivo que tenha conexão com a internet, e isso traz a sua maior vantagem: a flexibilidade.

Controlando a jornada de trabalho dos seus colaboradores através de um sistema online, você pode contar com relatórios personalizados e acesso aos registros dos seus colaboradores em tempo real na palma da mão.

O ponto eletrônico online é essencial para empresas que querem um controle de jornada de qualidade e têm filial, adotam o home office e/ou trabalho externo. 

Assim como o ponto eletrônico, o online também recebeu regulamentações que tornam o processo mais organizado e seguro. Confira:

Em 2021 foi divulgada a Portaria 671, que atualizou a antiga Portaria 373 que falava sobre o controle de ponto alternativo.

Segundo o artigo 77 da Portaria 671:

“O REP-A é o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho”.

Portanto, empresas que adotam esse sistema alternativo de ponto ainda devem realizar um acordo coletivo ou convenção para que seja autorizado a substituição do relógio de ponto físico, como disposto na Portaria 373.

A legislação também informa o que o relógio de ponto online não pode realizar:

• Restringir a marcação do ponto, mesmo se o colaborador chegou atrasado;

• Permitir marcação automática do ponto;

• Fazer agendamentos de marcações;

• Exigir autorização prévia para marcação de sobrejornada;

• Alterar ou eliminar os dados registrados pelo colaborador.

Além disso, são dispostas algumas exigências que o relógio de ponto online deve seguir:

• Identificar a empresa e o colaborador no registro

• Estar sempre disponível para os funcionários

• Oferecer e possibilitar a extração eletrônica e impressa do registro.

Qualquer empresa pode utilizar o ponto eletrônico online?

Talvez essa seja uma das maiores dúvidas de quem se interessa em adotar o ponto eletrônico online, e sendo bem direto: sim, qualquer empresa pode utilizá-lo!

O sistema de ponto online atende tanto a pequenas empresas quanto às maiores, com quantidades enormes de funcionários. 

O sistema é mais indicado e mais utilizado por grandes empresas, já que para essas realizar o controle de ponto e o fechamento da folha manualmente é extremamente perigoso e cansativo, mas isso não impede que pequenas e médias empresas também realizem o gerenciamento da jornada dos seus colaboradores de forma segura e prática.

Se você está na dúvida se o relógio de ponto online é vantajoso ou não para a sua empresa, aqui você pode testar totalmente grátis por 40 dias.

Secullum Ponto Web

O sistema de gerenciamento de ponto online Secullum Web é um dos mais procurados do mercado e oferece diversas funcionalidades que fazem toda a diferença para o controle de ponto dos seus colaboradores. Confira:

• Geolocalização

• Reconhecimento facial

• Foto no ato da inclusão

• Relatórios personalizados

• Gerenciamento em tempo real