Como simplificar o controle de jornada

Realizar o controle de jornada dos colaboradores costuma ser uma missão bastante trabalhosa para as empresas, mais precisamente para a equipe de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, ainda mais para as de médio e grande porte. 

Esse trabalho requer muita atenção, já que qualquer pequena falha pode gerar prejuízos enormes tanto para o empregado quanto para o empregador, tanto financeiros quanto morais.

Sabendo disso, durante o passar dos anos foram surgindo formas cada vez mais ágeis, fáceis, seguras e tecnológicas de se realizar o controle de ponto, oferecendo menos riscos e mais benefícios para as empresas e colaboradores que utilizam.

Entretanto, mesmo tendo se tornado hoje uma tarefa obrigatória para empresas com mais de 20 funcionários, muita gente ainda não sabe o que é controle de jornada e para que serve. 

Sabendo disso, preparamos um conteúdo para tirar todas as suas dúvidas sobre o controle de jornada. Confira:

O que é controle de jornada?

O controle de jornada nada mais é que o registro da hora de chegada, pausas e saída dos colaboradores. Antigamente, esses registros eram incluídos em um livro físico que ficava sob posse da equipe de Recursos Humanos da empresa. 

Desde 2019 o controle de jornada hoje é obrigatório para empresas que contam com 20 ou mais funcionários:

“Nos termos do art. 74 da CLT, alterado pela Lei 13.874/2019, o horário de trabalho será anotado em registro de empregados. Contudo, só será obrigatório o controle de jornada para estabelecimentos com mais de 20 colaboradores”

Apesar da legislação explicar com mais clareza como funciona o controle de ponto obrigatório para empresas com 20 ou mais funcionários, também é importante que empresas menores realizem, independente da forma.

Para as que são obrigadas, a forma de controle adotada deve ser homologada pelo MTE, ou seja, deve seguir todas as regras impostas na legislação.

Art. 4º O REP deverá apresentar os seguintes requisitos:

I - relógio interno de tempo real com precisão mínima de um minuto por ano com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de mil quatrocentos e quarenta horas na ausência de energia elétrica de alimentação;

II - mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos;

III - dispor de mecanismo impressor em bobina de papel, integrado e de uso exclusivo do equipamento, que permita impressões com durabilidade mínima de cinco anos;

IV - meio de armazenamento permanente, denominado Memória de Registro de Ponto - MRP, onde os dados armazenados não possam ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente;

V - meio de armazenamento, denominado Memória de Trabalho - MT, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP;

VI - porta padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, para pronta captura dos dados armazenados na MRP pelo Auditor-Fiscal do Trabalho;

VII - para a função de marcação de ponto, o REP não deverá depender de qualquer conexão com outro equipamento externo; e

VIII - a marcação de ponto ficará interrompida quando for feita qualquer operação que exija a comunicação do REP com qualquer outro equipamento, seja para carga ou leitura de dados.

Empresas com o número de colaboradores menor que 20, caso decidam realizar o controle de jornada, também devem escolher um modo homologado e fazer como pede a legislação.

Como simplificar o controle de jornada?

Desde a invenção do controle de ponto até hoje, houveram diversas atualizações, evoluções e mudanças no processo que o tornaram cada vez mais rápido e prático. 

A evolução da tecnologia também foi primordial, já que hoje existem controles de jornada que são 100% digitais.

Apesar de existirem diversas formas mais modernas, muitas empresas ainda utilizam o controle de ponto manual ou mecânico, que exigem muito mais da equipe de RH e é extremamente mais propenso a fraudes e falhas.

Se o seu objetivo é tornar o processo de controle de jornada da sua equipe mais simples, vamos te contar o segredo: quanto menos esse processo passar por mãos humanas, melhor.

Humanos estão sujeitos a falhas, podem agir de má fé, fraudar, e essas coisas não podem acontecer quando se trata de controle de ponto. Todos os registros inseridos são aplicados no fechamento da folha de ponto, documento que pode ser utilizado como prova legal em casos de processos trabalhistas, então todas as etapas do processo devem ser realizadas com muito cuidado e atenção. 

Mas o que acontece se por acaso acontecerem falhas ou fraudes no fechamento da folha? Sendo bem direto, sua empresa pode ser multada por fraude no registro do banco de horas, que pode levá-la à falência; seu próprio colaborador pode te processar alegando o não pagamento de horas extras, sendo que essas horas na verdade não existiram. 

A forma mais simples e segura de realizar o registro de ponto hoje em dia pode ser a ideal para a sua empresa: o registro de ponto online.

Controle de ponto online

O controle de ponto digital é a forma mais moderna de realizar o processo de controle de jornada. Além de armazenar os registros em ambiente local ou em nuvem, também emite relatórios personalizados em tempo real que, se feitos à mão, levam dias para ficarem prontos. 

O software também disponibiliza informações como: local onde o ponto foi registrado (geolocalização), foto no momento do registro, Face iD e biometria. Isso tudo evita que aconteçam fraudes no registro de ponto. 

O software pode ser acessado através de qualquer dispositivo que tenha conexão com a internet, ou seja, o colaborador pode registrar seu ponto independente de onde estiver e o gestor pode acessar relatórios e dados na palma da mão.

Além disso, o sistema é integrado a um relógio de ponto eletrônico fixado na sua empresa. Você une a simplicidade, rapidez e segurança do sistema de ponto online ao tradicional relógio de ponto eletrônico, onde o ponto pode ser registrado por cartão proximidade, senha ou biometria. 

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