Ponto Via Web: 5 vantagens de utilizar na sua empresa

As rotinas de trabalho estão em transformação e alguns métodos de controle de ponto que eram utilizados já não estão adequados a nova realidade do mercado. Nesse cenário, o controle de ponto via web vem se tornando uma opção interessante, tendo em vista que possui tecnologias e facilidades que se adaptam melhor as necessidades dos gestores.

Registros através de livro de ponto e até mesmo o relógio de ponto eletrônico não é capaz, muitas vezes, de atender plenamente as novas demandas que surgiram com trabalho home office e funcionários externos de maneira geral.

Existe uma forte tendência no período pós-pandemia de que o de trabalho presencial, antes adotado na grande maioria das empresas, não terá continuidade nesse modelo. Muitas empresas nacionais e multinacionais já estão empregando de forma definitiva o trabalho híbrido ou mesmo 100% home office.

Diante desse cenário, a gestão de ponto dos colaboradores precisa se adaptar e atender essa nova realidade e suas respectivas características. Uma opção muito utilizada é o controle de ponto via web, que dentre vários benefícios  quero destacar 5 vantagens:

1 - Armazenamento dos dados em nuvem com alta segurança

O controle de ponto via web opera com o armazenamento dos registros das marcações de ponto em servidores na web. Isso permite que os dados sejam acessados de qualquer lugar que tenha internet no computador ou aplicativo dedicado, simplificando e facilitando a gestão de ponto a distância.

Os dados ficam armazenados em servidores de altíssima segurança,  pois esses serviços são disponibilizados por empresas renomadas como Amazon, Microsoft e IBM. Além disso, justamente por estar na nuvem e não fisicamente instalado em um computador, você não corre o risco de perder os dados caso o HD sofra algum dano irreversível.

2 - Mobilidade para equipe e gestores

Monitorar o desempenho e garantir a produtividade dos colaboradores que estão trabalhando a distância é um grande desafio. Obter o controle do que ocorre fora da empresa, demanda o uso de ferramentas específicas.

Para auxiliar nessa questão, os sistemas de ponto via web mais modernos estão utilizando uma tecnologia que permite a marcação de ponto via aplicativo de celular ou tablet com geolocalização, ou seja, ao marcar o ponto o sistema irá registrar e armazenar o local exato onde o funcionário estava.

Além do registro de geolocalização, muitas outras funcionalidades embarcadas em sistemas de ponto web permitem aumentar a produtividade dos gestores e garantir melhor controle de funcionários fora da empresa.

3 -   Monitoramento em tempo real dos colaboradores

O controle de ponto via web permite que  funcionários e gestores façam a marcação de ponto através de um dispositivo móvel ou desktop. Esse registro é armazenado imediatamente nos servidores em nuvem e já pode ser acessado de qualquer lugar do mundo.

Isso permite que gestores acessem seus registros de ponto via web, o que permite solicitar ajustes antes de finalizar o mês e reduz a alta concentração de mão de obra do gestor nesse período.

4 - Redução de custo com relógio de ponto e insumos

É importante destacar que o registro de ponto via web realizado por equipamentos móveis ou desktop sem a utilização do relógio de ponto homologado não é permitido para qualquer empresa. É necessário verificar antes se seu negócio está adequado à Portaria 373, que permite métodos alternativos para inclusão de ponto através de convenção ou acordo coletivo.

Caso positivo, você estará dispensado da obrigatoriedade de marcar o ponto em um REP, permitindo utilizar equipamentos que, muitas vezes,  já possui em sua organização, como desktop e celulares. Isso gera grande economia, pois não precisará gastar com aquisição de uma máquina de ponto, bobinas para impressão de ticket e até mesmo manutenção recorrente do aparelho.

5 - Facilidade na implantação e suporte técnico

Sistemas de ponto com funcionamento off-line demandam instalação em computadores desktop. Isso pode ser um problema para sua empresa, tendo em vista que demanda requisitos mínimos de  hardware e software para configuração, espaço disponível no HD e  estabilidade no funcionamento da máquina.

Os sistemas de ponto via web não exigem muitos recursos e nem precisam de instalação, basta acessar um aplicativo ou ter internet disponível. O ponto web também agiliza o treinamento dos usuários, simplifica o suporte remoto e ainda reduz drasticamente as ocorrências de travamento e instabilidades na operação.

Afinal, vale a pena utilizar um sistema de ponto via web?

Diante dos benefícios citados, entendemos que a gestão da equipe com softwares de ponto web é muito vantajosa, pois simplifica o acesso as marcações e o melhora o controle de ponto de sua equipe com ferramentas que automatizam os processos e reduzem o custo operacional. 

É importante frisar mais uma vez que, antes de adquirir uma solução de ponto via web, é fundamental conferir com sua contabilidade se seu negócio tem permissão legal para utilizar um meio alternativo ao relógio de ponto homologado, ou seja, se sua empresa está adequada à Portaria 373 do MTE.