Ponto Web: O que é e como funciona?

A rotina dos trabalhadores vem mudando rapidamente e a gestão de ponto precisa acompanhar e se adaptar. O ponto web vem se apresentando como uma solução a esta nova demanda do mercado e muitas organizações já perceberam isso.

Empresas de pequeno, médio e grande porte estão revendo a maneira como lidam com a gestão de ponto da equipe e implementando ferramentas que apoiem os gestores nessa transição. 

Somente o controle de ponto físico pode não atender plenamente organizações que adotaram o modelo de trabalho home office ou mesmo híbrido, por exemplo.

É necessário que uma única solução seja capaz de gerir colaboradores em casa, na rua e no escritório. Diante disso, sistemas de ponto web estão sendo amplamente adotados como alternativa e seus recursos de alta tecnologia estão trazendo mais controle e produtividade para os gestores.

Mas é muito importante entender suas aplicações, variações e recursos antes de adotar em sua empresa um ponto eletrônico com funcionamento totalmente web. A seguir detalharemos melhor as principais dúvidas e especificidades.

Controle de ponto permitido pelo Ministério do Trabalho

Duas portarias do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) tratam sobre os meios de controle de ponto que podem ser adotados. A portaria 1510, criada em 2009, e a portaria 373, que entrou em vigor em 2011.

A portaria 1510 destaca a obrigatoriedade de realizar o controle de ponto em empresas que possuem ao menos 20 funcionários. Esse controle pode ser feito de diversas maneiras: livro de ponto, relógio de ponto cartográfico ou relógio de ponto eletrônico, o mais usado atualmente.

Uma questão que frequentemente confunde as pessoas é com relação a obrigatoriedade do relógio de ponto, pois ele não é obrigatório para todas empresas com mais de 20 funcionários como muitos pensam. 

Apenas as organizações que optarem por um meio eletrônico para controle de ponto devem utilizar um relógio de ponto homologado.

A portaria 373 veio posteriormente e liberou a utilização de outros meios de registro de ponto eletrônico que não seja o relógio de ponto homologado, abrindo as possibilidades para soluções alternativas. 

Os sistemas de ponto web surgiram após essa portaria e trouxeram vários avanços, dentre eles recursos de marcação de ponto via dispositivos móveis.

Mas é importante frisar que, conforme portaria 373, nem todas empresas podem optar por sistemas alternativos de ponto eletrônico. Somente organizações autorizadas por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho podem adotar sistemas alternativos, sendo assim, é necessário um acordo coletivo antes da adesão.

Quem utiliza um relógio de ponto precisa adquirir um sistema de ponto web também?

Essa é uma dúvida muito comum entre os gestores, mas é preciso entender o que cada um oferece de recurso . Primeiro é importante destacar que é muito comum as empresas adquirirem os dois, independente de ser obrigatório ou não, pois os benefícios certamente compensam.

Se sua empresa possui um relógio de ponto homologado, ela não tem a obrigatoriedade de utilizar um sistema de ponto web, ele faz o registro correto de todas as marcações de ponto. Porém, os relógios eletrônicos de ponto não fazem o tratamento dos registros, ou seja, não emitem relatórios, lançam justificativas, atestados e demais demandas recorrentes na rotina do RH.

Sendo assim, apesar de não ser obrigatório, é desejável que utilize um sistema de tratamento das marcações ponto em conjunto com o a maquina de ponto.

Alternativas disponíveis para controle de ponto web

O controle de ponto eletrônico permite a utilização de diversos dispositivos e tecnologias para marcação de ponto dos colaboradores. É possível realizar o registro através de desktop, notebook e demais dispositivos móveis como smartphones e tablets.

Esses equipamentos podem ficar fixos na empresa ou móveis nas mãos dos funcionários externos. Na maioria dos casos, o próprio celular do funcionário é utilizado como ferramenta de registro, o que gera praticidade e custo zero para empresa.

A tecnologia embarcada nessas soluções vem evoluindo a cada dia e hoje já é possível realizar o registro de ponto através da biometria ou mesmo reconhecimento facial. Além disso, é possível armazenar no sistema a identificação do local exato onde o registro ocorreu com o recurso de geolocalização.

Todas essas novidades trazem mobilidade aos colaboradores e mais produtividade e controle para os gestores. São recursos de grande valor para empregadores gerenciarem de forma simples equipes com rotinas e localidades distintas.

Qual a diferença de sistema de ponto offline e online?

Os sistemas de ponto eletrônico disponíveis no mercado podem variar nos recursos e tecnologias utilizadas. Não é difícil encontrar empresas comercializando ainda softwares que são instalados fisicamente no desktop ou notebooks. Por não armazenar os dados em servidores na nuvem são considerados sistemas offline.

Esse tipo de sistema armazena os dados em HDs físicos e dependem de computadores com determinados pré-requisitos para o funcionamento adequado. 

Alguns problemas são comuns nesse tipo de solução, como perda de dados em caso de pane no HD, necessidade de reinstalação toda vez que o PC for formatado e dependência de acesso a máquina sempre que precisar de um relatório.

Já o sistema online é bem diferente, seus dados são hospedados em servidores na nuvem com altíssima segurança e os dados podem ser acessados pelos gestores de qualquer lugar via navegador ou aplicativo.

Além disso, o ponto web permite que o registro de ponto dos colaboradores seja feito de qualquer lugar de forma simples e rápida.

Resumindo as principais vantagens na utilização do ponto web

Além de todos benefícios citados ao longo do artigo, o sistema de ponto via web ainda tem outras vantagens. Segue abaixo algumas das mais importantes que gostaria de destacar:

• Maior controle de funcionários externos com apoio do registro de geolocalização.

• Diferente do relógio de ponto homologado que cada CNPJ exige um equipamento, o sistema online permite vários CNPJs diferentes em uma única licença.

• Economia com aquisição de relógio de ponto eletrônico e bobinas térmicas para impressão de comprovantes.

• Segurança no armazenamento das marcações em servidores na nuvem.

• Mobilidade de registro de ponto dos colaboradores.

• Monitoramento em tempo real das rotinas da equipe pelos gestores.

• Mesmo sem internet é possível registrar o ponto offline e posteriormente, assim que conectar a internet, os dados são enviados