Folha de Pagamento: tudo que você precisa saber!

Poucos empregadores sabem, mas as empresas são obrigadas, de acordo com art. 225 do decreto nº 3.048/99, a elaborar a folha de pagamento, muitos erros podem acontecer no fechamento da folha. 

Erros na folha implicam diretamente em vários problemas, principalmente na insatisfação dos empregados que se sentem lesados por não receber aquilo que esperavam, então para evitar erros é preciso conhecer todos os processos e todos os pontos cruciais para evitar erros.

A folha de pagamento é o encerramento de um ciclo de trabalho, nela deve conter tudo o que é relacionado aos pagamentos ou descontos dos empregados, esses lançamentos interferem diretamente no valor líquido que o empregado terá a receber, por isso, atenção deve ser redobrada no momento de apurar os lançamentos para a folha de pagamento.

O primeiro passo para fechar uma folha de pagamento é apurar todos os lançamentos que o empregado tem. 

Um ponto muito importante para se destacar é que nenhum pagamento em dinheiro deve ser feito ao empregado, sem que o mesmo esteja descrito em sua folha de pagamento, uma das principais reclamatórias trabalhistas é causada por pagamentos por fora da folha, então para evitar futuras ações trabalhistas é muito importante lançar tudo que for devido, em folha, e quitar no prazo determinado as verbas do trabalho prestado naquele mês ou período.

O que deve ser pago na folha de pagamento?

Tudo que seja considerado salário, como por exemplo: horas extras, adicional noturno, insalubridade, comissão e outros eventos que possam acontecer no mês.

A apuração do ponto do funcionário é um dos primeiros pontos que devem ser observados para o fechamento correto da folha de pagamento, nesse momento é necessário que seu sistema de ponto esteja configurado corretamente e de acordo com as particularidades de cada empregado. 

Atualmente existem no mercado ótimos sistemas que possibilitam um controle completo da jornada de trabalho do empregado, e mesmo que os funcionários tenham muitas particularidades, os sistemas de ponto que existem já estão adaptados para realizar marcações por meio de smartphone, reconhecer e computar mais de quatro marcações no dia. 

Para aqueles empregados que têm a obrigatoriedade de realizar pausas controladas, controlar ponto por meio de livro de ponto, se tornou uma forma ineficaz de controlar as jornadas de trabalho, pois está sujeito a esquecimento e erros no momento de registrar as marcações, sem contar na imensa demanda que traz ao Setor de Recursos Humanos para apurar as horas extras, horas faltas, dias de faltas e adicional noturno, enquanto os sistemas de ponto eletrônicos já trazem todas essas informações apuradas.

Então os eventos relacionados a carga horária do empregado e que devem ser lançados em folha são: horas extras, dobras de escala (para os empregados em escala de revezamento 12X36), e adicional noturno, para os empregados que tiverem suas jornadas entre as 22:00h e 05:00h, todos esses lançamentos são provenientes do registro de ponto do empregado. 

Também existem os lançamentos que não estão ligados a jornada de trabalho, esses lançamentos são provenientes da produtividade, são eles: comissão e DSR sobre as comissões, gratificações por meta batida e bonificações.

Existem ainda os adicionais devidos aos cargos de confiança que normalmente é um adicional de 40% sobre o salário base, e reembolsos como transporte e alimentação em casos de viagens ou acompanhamento de clientes.

O que deve ser descontado na folha de pagamento?

Da mesma forma que pagamentos por fora da folha causam problemas, descontos por fora são tão problemáticos quanto, por isso, ao apurar o ponto dos funcionários, lance em folha os descontos de: horas faltas, que são frutos dos famosos atrasos diários, faltas em dia e desconto de DSR sobre essas faltas.

Também é permitido descontar em folha: quebra de caixa (desde que também seja pago), multas de trânsito, vale transporte, plano de saúde ou odontológico, quando excede o valor que é devido da empresa, adiantamento salarial e descontos referentes a quebra de material ou equipamentos da empresa (desde que em comum acordo com o empregado e um valor previamente estabelecido que não ultrapasse 30% de seus rendimentos líquidos.

Quais os impostos provenientes da minha folha de pagamento?

Ao gerar a folha de pagamento, são gerados com elas os impostos incidentes sobre a folha, são eles:

• FGTS: é sempre 8% sobre os proventos, descontando os dias ou horas de falta, não é descontado do funcionário, é considerado um benefício para ajudar o empregado após sua demissão;

• INSS: tem percentual variado de acordo com a faixa de recebimento do empregado, é descontado do empregado, tem base no salário bruto, menos dias ou horas falta.

• IRRF: é descontado de todos os profissionais que recebem mais de R$ 1903,00 já descontado o INSS e taxa de dedução de dependentes, caso ele tenha.

Até quando posso pagar minha folha de pagamento?

De acordo com o art 465, o pagamento dos salários deve ocorrer até o quinto dia útil do mês subsequente a prestação do serviço, a lei determina ainda que o pagamento deve ser feito de forma que o empregado possa usufruir dos valores recebidos nesse prazo, então se o empregador realizar o pagamento por meio de cheque, deverá liberar os empregados para que possam sacar o cheque dentro do prazo dos 5 dias úteis.

Particularidades:

O setor de Recursos Humanos deve se atentar às particularidades que as convenções estabelecem quanto ao fechamento da folha, muitas vezes, são descontos, percentual de horas extras ou adicionais, próprios daquela categoria, e que devem constar em folha, por isso para evitar erros, conheça a CCT da sua categoria e veja as particularidades quanto aos lançamentos e prazos de pagamento da folha.

Com a recente implantação do E-Social a folha de pagamento passou a ser transmitida mensalmente ao portal do E-Social, com esse envio, estão sendo substituídas algumas declarações anuais baseadas na folha de pagamento, como a RAIS e a DIRF, por isso, é cada mais importante realizar todos os pagamentos devidos ao empregado em folha, bem como realizar todos os possíveis descontos em folha, garantindo que todos os direitos do trabalhador foram preservados e todos os direitos do empregador foram aplicados.