Planilhas de horas trabalhadas: vale a pena utilizar?

No mercado de trabalho atual muitas pessoas não utilizam mais, mas com certeza o conhecem ou pelo menos já ouviram falar sobre modelos de controle de ponto manual, utilizando-se, principalmente, de planilhas de horas trabalhadas. Apesar de bastante ultrapassado, ainda existem empresas que utilizam esses meios de controle de ponto.

O controle de ponto por meio de planilhas de horas trabalhadas pode gerar vários problemas na gestão de pessoas de uma empresa. Mas, calma! Existe solução e é bem mais simples e barato do que você imagina.

Sabendo disso, neste artigo vamos apresentar por que você deve deixar as planilhas de horas trabalhadas de uma vez por todas e como fazer isso no seu negócio. Confira!

Como funciona o ponto manual? 

Mesmo que os métodos de ponto manual sejam rudimentares e obsoletos, muitas empresas ainda utilizam um ou outro para o registro de ponto de seus funcionários. A forma mais primitiva e suscetível a falhas e fraudes é chamada Livro de Ponto, ou apenas Livro Ponto.

Nesse modelo de controle de ponto manual, a inserção do registro de entrada e saída dos funcionários é realizada através de um documento em que tudo é feito à mão. 

Por isso, como esperado, trata-se de um método extremamente falho, já que conta com a boa fé e competência das pessoas ao assinarem o documento.

Na verdade, ainda que não tenha má-fé por parte de algum funcionário ou mesmo de gestores ao fechar a folha, é compreensível que os colaboradores não deem tanta atenção a um procedimento que acontece logo na saída da jornada de trabalho.

Um colaborador que está finalizando seu expediente já está com outro foco. É só lembrar como você fica quando encerra a jornada de trabalho, como seus pensamentos mudam das responsabilidades profissionais para as tarefas domésticas e particulares, como as compras no supermercado e outras atividades que serão feitas antes de ir pra casa.  

O que são as planilhas de horas trabalhadas?

O Excel, aplicativo de criação de planilhas da Microsoft, permite criar uma planilha para inserir as horas trabalhadas e realizar controle de ponto dos colaboradores de uma empresa. 

Para isso, basta registrar o horário de chegada, pausas e saída da empresa. Nos cálculos, também é possível saber se a pessoa está fazendo hora extra ou devendo horas, para contar folgas ou faltas.

As planilhas são como o livro de ponto em um formato mais tecnológico, atual e organizado, porém os riscos de falhas a fraudes são os mesmos, já que o método ainda é manual.

Principais problemas das planilhas de horas trabalhadas 

As planilhas de horas trabalhadas como controle de jornada de trabalho dos colaboradores podem gerar diversas complicações, desde consequências pequenas até as mais graves, gerando passivo trabalhista.

Adiante, vamos abordar os principais tipos de problemas causados pela falta de um controle de ponto eletrônico.

1. Aumento de volume de trabalho

A evolução da tecnologia em qualquer área de trabalho tem como um dos principais objetivos diminuir a necessidade de mão de obra humana para a execução de uma tarefa mecânica. Com o controle de ponto eletrônico é a mesma coisa.

A reunião dos dados dos cartões de ponto manual leva tempo e é bastante trabalhosa. Exige várias horas de dedicação e foco exclusivo para conferir todos os registros de cada cartão e, depois, mais algumas horas para fazer os cálculos de horas trabalhadas, horas extras, faltas e saldos de banco de horas.

Dessa forma, muitas vezes é necessário ter uma quantidade maior de colaboradores para conseguir fazer todas as aferições a tempo do fechamento da folha de pagamento, além de sobrecarregar cada um, impossibilitando-as de exercer outras tarefas dentro da rotina do setor.

2. Mais chances de falhas e fraudes

Toda atividade realizada por mãos humanas têm um risco de falha maior do que atividades executadas de forma automática. Isso se dá porque os sistemas técnicos— que estão por trás de tudo — são desenvolvidos com base em cálculos exatos, nas melhores práticas do mercado, além de serem exaustivamente testados antes de serem colocados no mercado.

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Ao realizar a transferência das informações dos cartões de ponto para um sistema, ou mesmo para um controle em planilha de horas trabalhadas, existe um alto risco de falhas. Pequenas distrações podem causar desordens graves no final das contas — e uma marcação inserida na linha errada pode atrapalhar todo o cálculo.

Além disso, existe o risco de erro nos cálculos em si. Mesmo que todas as informações dos cartões de ponto sejam inseridas de forma correta, a apuração de ponto manual requer um alto nível de concentração e bons conhecimentos matemáticos para certificar que os valores enviados para a folha de pagamento estejam corretos.

3. Menor segurança frente a fraudes

Além do caso citado acima, de um erro involuntário dos funcionários, também não podemos desconsiderar que as pessoas possam fraudar a planilha de horas trabalhadas espontaneamente em benefício próprio, por exemplo, para acobertar um atraso ou falta.

Da mesma forma, com o método mecânico também existe uma falha de segurança contra colaboradores mal-intencionados. No caso do cartão de marcação, o que pode ocorrer é que um funcionário esteja marcando para outra pessoa.

Mesmo que a planilha de horas trabalhadas como do Excel ofereça senhas para cada usuário, as pessoas também podem compartilhar seus dados de acesso entre si.

Como escolher o melhor controle de ponto para o seu negócio? 

O primeiro passo é estar por dentro da rotina da sua empresa. Isso é primordial para entender quais são as necessidades específicas que precisam ser supridas. Essas informações auxiliarão a direcionar a busca pelos equipamentos e sistemas ideais.

Há diversos modelos de controle de ponto disponíveis no mercado, e cada um atende a um tipo de necessidade das empresas. Os principais modelos de equipamentos são:

• biométrico, em que o funcionário insere seu registro de ponto por meio de sua digital;

• reconhecimento facial, que utiliza características do rosto para garantir a identidade do colaborador;

• ponto cartográfico, que utiliza cartão de ponto para realização de registros.

Ao encontrar o sistema mais adequado para o seu caso, é importante levar em conta os recursos oferecidos. Um aplicativo completo de gestão de pessoas consegue causar impactos positivos em vários pontos diferentes da gestão.