Livro de ponto ainda pode ser utilizado?

Para quem está entrando no mercado de trabalho na era digital, usar um livro de ponto pode até ser difícil de imaginar.

No entanto, no passado, a maioria das empresas usava esse registro manual para controlar as horas de trabalho. Atualmente, existem várias alternativas mais modernas e seguras do que o uso de livros de ponto. Por isso, em geral, o livro de ponto não é recomendado para nenhuma empresa – incluindo pequenas empresas.

Para tornar ainda mais aparentes as desvantagens do uso desse tipo de registro, neste artigo vamos comparar o uso de um livro de ponto e a burocracia de preencher esse documento comparado a um controle de ponto eletrônico ou digital.

O que é livro de ponto?

O Livro de ponto é uma alternativa ao controle manual da jornada de trabalho, onde todos os períodos de entrada, saída e descanso são registrados em um caderno específico para gerenciamento de jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa

Livros desse tipo eram fáceis de encontrar em papelarias, mas agora também podem ser adquiridos online, e você ainda pode fazer seu próprio formato para imprimir as páginas.

Nesse modelo de controle de jornada, a equipe de recursos humanos é a responsável pelo ponto, e os funcionários devem se comprometer a anotar todas as planilhas em sua escala todos os dias. O livro de ponto serve ao mesmo propósito que usar uma planilha ou controle de ponto eletrônico.

A partir daí, o RH pode registrar faltas, atrasos e horas extras para fechar o banco de horas e folha de pagamento.

Por conter informações tão importantes para o histórico da empresa e dos funcionários, os registros precisam ser guardados em local seguro.

Portanto, acabou sendo uma forma de registro apenas para o RH, pois os funcionários não podiam obter uma cópia e não podiam verificar os registros a qualquer momento.

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Já dá para perceber quão burocrático e trabalhoso era esse processo para a equipe responsável, além de não oferecer muita segurança nem para a empresa, nem para os funcionários. 

O livro de ponto ainda pode ser utilizado?

A Portaria 671 deixa bem claro sobre quais modelos de controle de jornada de trabalho podem ser adotados pelas empresas.

I - sistema de registro eletrônico de ponto convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional - REP-C e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;

II - sistema de registro eletrônico de ponto alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo - REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;

III - sistema de registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa - REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

Sobre o controle de ponto manual, a legislação afirma que:

Do controle de jornada manual ou mecânico

Art. 93. O registro manual deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, vedada a mera assinalação do horário contratual, salvo a possibilidade de pré-assinalação do período de repouso, autorizada pelo art. 74, § 2º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 - CLT.

Desvantagens do livro de ponto

Para deixar mais claro quais são as desvantagens do uso do livro de ponto, listamos a seguir os principais pontos fracos desse tipo de solução.

Informações inconsistentes

Por se tratar de um registro manual, o registro de horas aparece como a opção com maior potencial de informações inconsistentes. Afinal, depende da ação humana e do empenho de todos os colaboradores para se alinharem fielmente à realidade.

É muito diferente de um sistema de cartão de ponto digital com funcionamento automático, por exemplo, onde não é possível registrar o ponto de outra pessoa ou mesmo alterar os dados com os quais você foi atualizado.

Lentidão na gestão de ponto

Livro de ponto significa gerenciamento mais lento por duas razões principais. Em primeiro lugar, é preciso mais atenção da equipe no preenchimento das informações para que não haja enganos e apagamento de informações no caderno.

Isso é muito diferente do registro por meio de um sistema digital com leitura de impressão digital.

Você pode imaginar o quão burocrático e nada produtivo pode ser ter todos os funcionários entrando e saindo e fazendo fila para assinar o livro de ponto.

Outro fator que retarda esse processo é o fechamento da folha de ponto. No final do mês, a equipe de Recursos Humanos precisa ter ainda mais cuidado para não perder registros e acabar calculando mal o trabalho.

Passivos Trabalhistas

Consequências de todas as desvantagens acima. Esse tipo de registro aumenta o risco de processos trabalhistas. Por se tratar de um processo lento, manual, impreciso e inseguro, fica muito mais difícil para o RH realizar cálculos de horas. 

Outro risco além da desinformação é a falta de armazenamento. Quando o livro de ponto é perdido, a empresa perde os dados, não deixando provas contra a folha de ponto do funcionário.

Atualmente, o livro de ponto não é indicado para empresas, sobretudo as maiores. São diversas as desvantagens que oferecem riscos de danos irreparáveis à sua empresa. 

Atualmente existem diversos outros modelos mais modernos, práticos, ágeis e seguros que garantem mais segurança e economia ao empregador.